Sommaire

Les chiffres, les tableaux, les calculs, les prévisionnels... Ce n'est pas ce qui vous passionne le plus. Vous excellez dans votre domaine, sans aucun doute. Mais pour ce qui est de la comptabilité, elle vous donne parfois du fil à retordre. Pourtant, en tant qu’indépendant, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur la comptabilité, au risque d'écoper de lourdes sanctions fiscales. La bonne gestion de sa comptabilité contribue au développement et à la prospérité de son activité. Elle permet d'avoir une meilleure connaissance de la santé financière de son entreprise. En étant attentif aux différentes entrées et sorties d'argent, vous avez une vision sur la rentabilité de votre activité et vous en maîtrisez les coûts. Nous vous avons concocté un article complet pour vous aider à gérer votre comptabilité en toute sérénité.

Obligations comptables :

comment les gérer ?

La loi impose aux entreprises de tenir leur comptabilité. Toutefois, les obligations comptables diffèrent en fonction du régime d'imposition.


Le cas de la microentreprise : des obligations comptables ultra-simplifiées

L'accès au régime de la microentreprise (ex auto-entreprise) est soumis à deux conditions :

  • Il faut exercer son activité à titre individuel ;
  • Le chiffre d'affaires annuel ne doit pas dépasser un certain seuil, à savoir 176 200€ HT pour une activité commerciale, 72 500€ HT pour une activité de prestation de service.

Il n'est pas imposé au micro-entrepreneur de tenir sa comptabilité. À ce titre, les obligations comptables sont ultra-simplifiées.

Tenir un livre des recettes

Le livre des recettes est un document comptable qui regroupe l'ensemble de vos encaissements. Il est organisé de façon chronologique et mentionne obligatoirement :

  • Le montant et l'origine des recettes ; 
  • Le mode de règlement des encaissements ; 
  • La référence des pièces justificatives.

Le livre des recettes peut être présenté sous la forme d'un tableau. Pour télécharger un modèle de tableau de livre de recette c’est par ici.

Exemple de tableau de livre des recettes

N'oubliez pas de conserver l'ensemble de vos pièces justificatives relatives à vos opérations de ventes et/ou prestations de services, et en particulier vos factures, pendant 10 ans.

Tenir un registre des achats

Cette obligation concerne les micro-entrepreneurs exerçant une activité commerciale ou de prestation de logement. Sa tenue est facultative pour les autres micro-entrepreneurs, bien que conseillée pour avoir une meilleure connaissance de sa trésorerie.

Parfois appelé livre des achats ou livre des dépenses, le registre des achats est un document comptable qui recense l'ensemble des dépenses engagées dans le cadre de l'entreprise, peu importe leur somme et leur nature.

Pour être conforme aux exigences de l'administration fiscale, le registre doit être organisé de façon chronologique et mentionner :


  • La date de paiement de la facture /de l’achat ;
  • La référence des pièces justificatives (notes, tickets, factures) ;
  • Le nom du fournisseur ou vendeur auprès de qui l’achat a été effectué ;
  • Le mode de règlement de l’achat ;
  • Le montant de l’achat ;
  • La nature de l’achat.

Pour télécharger un modèle de tableau de registre des achats, c’est par ici.

Exemple de tableau de registre des achats

À l'instar du livre des recettes, il est nécessaire de conserver les pièces justificatives de vos achats (tickets, factures) pendant une durée de 10 ans. Celles-ci pourront vous être réclamées si vous faites l'objet d'un contrôle de l'administration fiscale.


Ouvrir un compte professionnel dédié à votre activité

Ouvrir un compte dédié à votre activité est obligatoire lorsque votre chiffre d'affaires annuel est supérieur à 10 000€ pendant deux années consécutives. Ce compte professionnel sera utilisé pour réaliser les opérations suivantes :

  • L’encaissement des recettes ;
  • Les prélèvements des dépenses et des achats en rapport avec son activité ;
  • Le versement d’une rémunération, par chèque ou par virement bancaire, vers son compte personnel ; 
  • L’utilisation des moyens de paiement au nom de son entreprise ;
  • L’obtention d’un crédit et le remboursement des mensualités.

L'ouverture d'un compte bancaire professionnel n'est pas indispensable. Un simple compte-courant destiné à votre activité peut suffire.

Cela dit, le compte professionnel procure des avantages non-négligeables, à savoir : la possibilité d'accéder à un prêt et à un découvert bancaire plus conséquent, l'accompagnement par un conseiller formé aux besoins du professionnel, l'accès à un terminal de paiement.


Le cas des entreprise par régime d’imposition

Avant-propos : BIC ou BNC ?

Gérer la comptabilité de votre entreprise passe par une bonne compréhension de la nature de votre activité, et des régimes fiscaux associés. Alors avant d'aller plus loin, veillons à ce que vous soyez bien au clair sur la nature des bénéfices de votre activité en différenciant notamment les entreprises de catégories BIC et BNC.

Votre entreprise entre dans l'une des deux catégories suivantes :

  • les BIC (Bénéfices Industrielles et Commerciaux);
  • les BNC (Bénéfices Non Commerciaux).

Ces deux acronymes définissent les types de bénéfices que vous réalisez, autrement dit, le profit dégagé par votre activité.

Les BIC
Vos bénéfices relèvent des BIC si vous exercez une activité commerciale, industrielle commerciale, ou encore une prestation de service et de logement.
Les BNC
Vos bénéfices relèvent des BNC si vous exercez une activité libérale, un métier de conseil ou une profession réglementée. Les BNC recouvrent également l’ensemble des activités n’appartenant pas au BIC.
Les entreprises placées sous le régime de la déclaration contrôlée

Le régime de la déclaration contrôlée s’applique de plein droit aux titulaires de BNC qui ne bénéficient pas du régime de la microentreprise.

Elise est coach sportive indépendante. Elle exerce son activité en son nom propre. Son chiffre d’affaires annuel avoisinant les 100 000 €, elle relève du régime de la déclaration contrôlée.


Les professionnels soumis à ce régime doivent tenir une comptabilité de trésorerie. Il s’agit d’une méthode simplifiée de comptabilité. Elle repose sur l'enregistrement des flux de trésorerie, à savoir les encaissements et les décaissements. Dans ce cas, les exigences comptables sont les suivantes :

Tenir un livre des recettes et un registre des achats

Ce régime impose la tenue d'un livre des recettes et des dépenses, détaillé et alimenté de manière journalière. Les mentions obligatoires à faire figurer sur ces deux documents comptables sont les mêmes que pour la microentreprise.

Tenir un registre des immobilisations et des amortissements

Une immobilisation désigne un bien utilisé durablement par l'entreprise. Cela peut être un bien corporel, que l'on peut toucher, comme une machine ou un bâtiment, ou un bien incorporel, qui n'a pas de substance physique, comme un placement financier, ou un brevet.

Un amortissement correspond à la constatation de la perte de la valeur d'un bien, du fait de son usage ou du temps.

Elise dispose d'un véhicule de fonction. Il l'a acheté en 2016 pour la somme de 20 000€. Elle l'utilise régulièrement pour donner des cours particuliers ses clients aux quatre coins de son département. Son immobilisation est dite amortissable, puisqu'elle perd de la valeur.

L'ensemble des immobilisations et des amortissements d'une entreprise devra figurer dans un registre. Ce registre doit comporter les informations suivantes :

  • La date d'acquisition ou de création de chaque immobilisation ;
  • La nature de l'immobilisation ;
  • Le prix de revient ;
  • Le montant des amortissements pratiqués ;
  • Le prix et la date de cession, si nécessaire.

Aucun dépôt de comptes annuels au greffe du tribunal de commerce ne doit être effectué sous le régime de la déclaration contrôlée.


Les entreprises placées sous le régime réel simplifié d'imposition

Le régime réel simplifié d’imposition s’adresse aux titulaires de BIC qui ne franchissent pas certains seuils de chiffre d’affaires et qui sont exclus du régime de la microentreprise. Le chiffre d'affaires annuel HT ne doit pas dépasser :

  • 818 000€ pour les ventes et prestations d’hébergement ;
  • 247 000€ pour les prestations de services.

Les professionnels soumis à ce régime doivent tenir une comptabilité de trésorerie et son soumis aux obligations comptables qui suivent.

La tenue d'un livre-journal

Le livre-journal regroupe chronologiquement toutes les opérations comptables d'une entreprise. Il doit obligatoirement mentionner :

  • La date de l’opération ;
  • Le libellé de l’écriture comptable, c'est-à-dire, ce à quoi correspond le flux visé, par exemple : "achat de véhicule de fonction" ;
  • Le compte bancaire utilisé ; 
  • Une colonne débit ; 
  • Une colonne crédit.

La tenue d'un grand-livre

Le grand-livre rassemble tous les comptes utilisés dans la comptabilité de l’entreprise, classés par ordre croissant. Cela permet d'accéder rapidement à toutes les opérations comptables qui ont impacté un compte.

Par ailleurs, à chaque fin d'exercice, devra être établi une liste constatant l'ensemble des créances et des dettes. Il s'agit de tous les flux qui n'ont pas encore été payés comme les factures clients (créances) ou les factures fournisseurs (dettes).

La durée d’un exercice est généralement de douze mois et s’établit sur une année civile, du 1er janvier au 31 décembre.

Les comptes annuels

Les comptes annuels comprennent le bilan comptable et le compte de résultat.

Le bilan comptable est la photographie du patrimoine de votre entreprise, prise à un instant T. 

Le bilan comptable est simplifié : il indique uniquement les principaux actifs (les créances) et passifs (les dettes). L'actif est généralement constitué du stock, de la trésorerie, des immobilisations et le passif des dettes de l'entreprise, des emprunts bancaires etc.

Le compte de résultat est le film du patrimoine de votre entreprise. 

Le régime du réel simplifié permet la tenue d'un compte de résultat, lui aussi, simplifié. Il regroupe les principaux produits et charges.

Les produits renvoient à tout ce que gagne l'entreprise, comme son chiffre d'affaires, les ventes d'immobilisations, etc. Les charges désignent tout ce que perd l'entreprise, à savoir : les salaires, les loyers, les achats divers de fournitures.

Contrairement au bilan comptable qui est figé à une date précise, le compte de résultat de votre entreprise évolue chaque jour. Il retrace les charges et les produits de l'exercice de votre entreprise.

Nous vous conseillons d'utiliser les modèles de bilan comptable et de compte de résultat simplifiés disponibles sur le site officiel des Finances publiques, d'autant plus si vous gérez seul votre comptabilité, sans recours à un expert-comptable et que vous ne souhaitez pas omettre des informations importantes.

L'annexe comptable abrégée

En règle générale, les comptes annuels imposent la production d'annexes comptables. Ces documents donnent le détail et les explications nécessaires à la compréhension du bilan comptable et du compte de résultat. Toutefois, vous êtes dispensé de fournir des annexes si vous ne dépassez pas deux des trois seuils suivants à la clôture de l'exercice :

  • 700 000€ de chiffre d’affaires ;
  • 350 000€ de total bilan ;
  • 10 salariés.

Si vous êtes au deçà, il vous faudra fournir une annexe comptable abrégée qui contient :

  • L'ensemble des créances et les dettes encore dues à la clôture de l'exercice ;
  • L'ensemble des engagements financiers de l'entreprise (crédit-bail etc) ;
  • Le tableau de variation des immobilisations et des amortissements ;
  • L’explication des méthodes de comptabilité utilisées (le mode d’évaluation et la méthode de calculs pour les amortissements, par exemple).


Les entreprises placées sous le régime réel normal

Le régime réel normal s'applique aux entreprises titulaires de BIC qui ont dépassé les seuils de chiffre d'affaires du régime réel simplifié, ou qui ont décidé d'opter pour ce mode d'imposition. Pour rappel, les seuils de chiffre d'affaires du régime réel simplifié sont les suivants :

  • 818 000€ pour les ventes et prestations d’hébergement ;
  • 247 000€ pour les prestations de services.

Si vous êtes au-delà de ces seuils, vous êtes soumis au régime réel normal. Il vous faudra tenir une comptabilité d'engagement.

La comptabilité d'engagement est un mode de comptabilité plus complexe qui consiste à enregistrer tous les engagements donnés et reçus par l’entreprise. Contrairement à la comptabilité de trésorerie, le flux financier n'est pas comptabilisé à compter du paiement, mais à compter de son fait générateur, c'est-à-dire dès l'édition de la facture. De ce fait, il est indifférent que le prix de la facture ait été déjà payé ou non, que l'entrée ou la sortie d'argent ait effectivement eu lieu. Les obligations comptables sont les suivantes :

  • La tenue d'un livre-journal ;
  • La tenue d'un grand livre ;
  • L'établissement des comptes annuels, avec la production d'un compte de résultat, d'un bilan comptable et des annexes comptables ;
  • L'élaboration d'un inventaire des éléments d'actifs et de passifs tous les 12 mois.

Tableau récapitulatif des obligations comptables en fonction des régimes d’imposition

Externaliser sa comptabilité auprès d'un expert-comptable

Organiser sa comptabilité n’est pas chose facile. Il est parfaitement compréhensible que vous souhaitiez vous faire accompagner dans vos démarches.

Le rôle de l'expert-comptable

Comme son nom l’indique, l'expert-comptable est un expert de la comptabilité. Si vous souhaitez externaliser la tenue de vos comptes, vous devez obligatoirement avoir recours à un expert-comptable. Il est le seul habilité en ce sens.

L’expertise-comptable est une activité réglementée. Ce professionnel est inscrit auprès de l'Ordre des experts-comptable. C’est la raison pour laquelle certaines missions sont de sa compétence exclusive. Son rôle au sein d'une entreprise est multiple : 

  • Il exerce des missions purement comptables : il établit, contrôle et surveille les comptes de son client ;
  • Il réalise également les comptes annuels : lorsqu’un expert-comptable remplit cette mission, ses travaux se concluent par la remise d’une attestation indiquant qu'il n’a décelé aucune anomalie remettant en cause la cohérence et la sincérité des comptes annuels de l’entreprise ;
  • Il assiste et conseille l'entreprise dans tous ses choix stratégiques, que ce soit en matière d'organisation, d'optimisation fiscale, de gestion du patrimoine ou de construction... C’est pourquoi on dit souvent de l’expert-comptable qu’il est le « bras droit » du chef d’entreprise 😉 ;
  • Il intervient également sur des problématiques d'ordre social : il aide le chef d’entreprise à créer des contrats de travail, à établir des bulletins de paie et à déclarer les charges sociales.

Le tarif de l'expert-comptable est généralement fixé selon le nombre d'heures d'intervention. Comptez un taux horaire de 70 à 200€ suivant la nature de la prestation.


Dans quel cas choisir un expert-comptable ?

Choisir un expert-comptable lors de la création de son entreprise

Vous souhaitez créer une entreprise et vous avez besoin d'être conseillé aussi bien au niveau juridique, fiscal que comptable ? Les compétences pluridisciplinaires de l'expert-comptable sont précieuses. Il peut s'avérer être un vrai allié dans la création de votre projet. Il vous aidera à prendre les bonnes décisions et saura notamment vous aiguiller dans le choix de votre statut juridique et du régime fiscal le plus approprié à votre future activité.


Choisir un expert-compte en cours d'activité

Vous n'avez pas le temps de vous former à la comptabilité ? Vous avez peur de commettre des erreurs en réalisant vos comptes annuels ? Là encore, l'expert-comptable vous sera d'une grande aide. Il est habilité à présenter les comptes annuels mais sa mission peut aller bien au-delà. Si vous le souhaitez, il peut gérer votre comptabilité dans son intégralité. Vous n'aurez plus à penser à la tenue du livre-journal, du grand-livre, à penser au calcul des amortissements de vos immobilisations... Pour enfin concentrer l'essentiel de votre énergie sur votre activité.


Choisir un expert-comptable en cas de cession ou de reprise d'entreprise

Vous souhaitez céder ou reprendre une entreprise ? L'expert-comptable peut apporter une aide décisive dans le processus de cession d'une entreprise. Il est apte à négocier le prix de la cession, auditer les comptes d'une entreprise et choisir le dispositif approprié pour minimiser l'impact fiscal de la cession.


La gestion des devis et des factures

Comment faire une facture conforme ?

La facturation fait partie intégrante de votre comptabilité. Bien gérer sa comptabilité, c'est aussi savoir émettre des devis et factures conformes aux exigences légales.

Une facture est un document comptable obligatoire émis par un professionnel lors de la vente d'un bien ou d'une prestation de service. Elle doit être transmise au plus tard le jour de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation de service. Ce document est particulièrement important : c'est le justificatif officiel de la transaction opérée avec votre client.

Pour être valide, la facture doit être établie en deux exemplaires (un pour votre comptabilité, l'autre pour votre client) et comporter les mentions légales suivantes :

  • La mention "facture" ;
  • La date de la facture ;
  • Le numéro de la facture unique ;
  • Votre identité (dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique) ;
  • l’Identité de votre client (dénomination sociale – ou nom s’il s’agit d’un particulier – adresse) ;
  • La somme totale hors taxe et toutes taxes comprises ;
  • Le montant, le taux applicable ainsi que votre numéro d’identification à la TVA (dans le cas où vous y êtes assujetti) ;
  • Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
  • Les conditions de règlement de la facture.

Si vous n'avez pas encore de numéro SIRET, vous pouvez indiquer la mention "SIRET en cours d'attribution".

Excel pour éditer ses factures

Le recours à un tableur Excel pour éditer vos factures est une alternative intéressante, notamment si vous souhaitez créer une facture personnalisée, sans dépendre du modèle imposé par un logiciel.

Les logiciels de facturation

Vous souhaitez créer des devis et factures rapidement ? Il existe de nombreux logiciels de facturation qui vous aideront à éditer des factures en bonne et due forme.

Vous êtes assujetti à la TVA et vous réalisez des opérations avec des clients non-assujettis (une association, un particulier, un micro-entrepreneur) ? Pour vous, le recours à un logiciel de facturation est obligatoire. En effet, la loi anti-fraude à la TVA impose l'utilisation d'un logiciel de facturation sécurisé et certifié.

Il existe de nombreux logiciels de facturation gratuits sur le marché. Nous vous conseillons de vérifier que ceux-ci dispose bien d'une certification.

Comment faire un devis conforme ?

Avant de vous lancer dans la réalisation d'une prestation, que ce soit la vente d'un produit ou d'un service, il est possible d'établir un devis. Le devis fixe le prix et le périmètre de la prestation. Pour être conforme, le devis doit mentionner les éléments suivants :

  • La mention "devis" ou "proposition de prix" ;
  • La date du devis ;
  • Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise ; 
  • Le statut et la forme juridique de l'entreprise, le numéro SIREN (ou RM si vous êtes un artisan) ; 
  • Le numéro individuel d'identification à la TVA, si vous y êtes assujettis ;
  • Le nom et adresse du client ;
  • La somme globale hors taxe et toutes taxes comprises de la transaction, en indiquant les taux de TVA applicables ; 
  • Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • Les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
  • Les date et durée estimées de la prestation ; 
  • Le montant des pénalités de retard de paiement.


Si le client ne vous demande pas d'établir un devis, rien en vous y oblige. Cependant, il y a quelques situations qui impose un devis, à savoir lorsque :

  • Le montant de la prestation est supérieur à 1 500€ ;
  • La nature de la prestation concerne des services dépannages ou des travaux ;
  • La prestation de service à la personne d'un montant mensuel supérieur à 100€.


La signature de ce devis, accompagnée de la mention “bon pour accord est importante puisqu’elle formalise le contrat de vente. Chaque partie doit alors tenir son engagement. Autrement dit, vous êtes dans l’obligation d’exécuter la prestation au prix mentionné et dans les délais indiqués tandis que votre client a l’obligation de vous rémunérer selon les modalités prévues dans le devis.

Faire un devis sur Excel

Vous pouvez recourir à Excel pour réaliser vos devis. Ainsi, vous créez votre propre modèle personnalisé, à l’image de votre entreprise.

Les formules à insérer dans le tableur sont les mêmes que pour les factures. Vous les retrouverez dans notre article dédié à la création d’un devis en bon et due forme

Soyez vigilant et veillez à ne pas oublier les mentions légales obligatoires citées nécessaires à la conformité de votre devis. 

Les logiciels de devis

Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel spécialisé pour réaliser vos devis, notamment si vous devez produire un volume important. Cela vous fera gagner un temps considérable. Il vous suffit de rentrer les informations de base (nom et coordonnées du client, identification de la prestation, prix, etc.) et l’outil génère un devis personnalisé et conforme aux exigences légales.


Vigilance toutefois car toutes les solutions ne se valent pas. Testez donc l’outil le plus adapté à vos besoins. Certains sont très simples et conviendront aux micro-entrepreneurs, d’autres seront plus adaptés aux artisans et certains, plus complets, seront parfaitement adaptés aux entreprises formes juridiques plus complexes.


Comment gérer les impayés ?

Gérer les impayés est une vraie difficulté pour les indépendants. Et pour cause : la situation dans laquelle le client s’avère être mauvais payeur n’est pas isolée. L’impact sur la trésorerie est considérable. À terme, c’est la pérennité de l’entreprise qui est en jeu

C’est pour cette raison qu’il faut réagir rapidement et mettre en place les bonnes stratégies pour éviter que cette situation délicate se reproduise.
En moyenne, vous avez 75% de chances de récupérer votre créance trois mois après son échéance. Ce pourcentage tombe à 20% un an après l’échéance. 

Les étapes pour recouvrer sa créance

Le recouvrement de la créance respecte une procédure rigoureuse. Dans un premier temps, il convient de se rapprocher de son client pour tenter de trouver une solution à l’amiable. Vous pouvez, par exemple, lui proposer un délai de paiement supplémentaire. 


Si votre relance reste sans effet, il vous faut passer à une solution plus dissuasive, en envoyant notamment une lettre de mise en demeure. La mise en demeure doit faire état de votre intention de saisir les tribunaux compétents si la situation n'est pas régularisée. 


Dans le cas où le débiteur ne se montre toujours pas coopératif, vous devez lancer des procédures judiciaires de recouvrement. 


Les stratégies préventives à mettre en place

Il est possible de prévenir le risque d’impayé par différents moyens. Tout d’abord, il est essentiel de bien s’informer sur votre client. Pour cela, vous pouvez procéder de la manière suivante :

  • Consulter le registre du commerce et des sociétés afin de prendre connaissance des coordonnées des représentants légaux de l'entreprise et ses caractéristiques principales ;
  • Obtenir une copie des comptes annuels pour évaluer la santé financière de son entreprise.


Vous pouvez aussi adopter un logiciel de recouvrement des créances pour automatiser les relances en cas de retard de paiement.



Gérer les déclarations sociales

La déclaration sociale des indépendants (DSI)

La déclaration sociale des indépendants (DSI) constitue la base de calcul de l'ensemble des cotisations et contributions sociales dont vous êtes redevables. La DSI doit être effectuée par l'ensemble des chefs d'entreprise exerçant une activité artisanale, commerciale, libérale, sous forme individuelle ou en société.

La déclaration auprès de l'URSSAF

Les entrepreneurs sous le régime de la microentreprise paient leurs cotisations sociales directement via la déclaration URSSAF. Pour ce faire, il convient de déclarer mensuellement ou trimestriellement le montant de votre chiffre d'affaires.

Le montant des cotisations sociales sera ensuite calculé selon un pourcentage fixe appliqué à votre chiffre d'affaires qui dépend de la nature de votre activité, à savoir :

  • 12,8% pour la vente de marchandises ;
  • 22% pour les activités de prestation de service BIC (artisanale) ;
  • 22% pour les activités de prestation de service BNC (commerciale) ;
  • 22% pour les professions libérales.

Le paiement de la CFE

La CFE, cotisation foncière des entreprises, fait partie des obligations fiscales des indépendants. Cette taxe méconnue est basée sur la valeur locative foncière des biens affectés à son entreprise. Cet impôt touche tous les indépendants, quel que soit leur statut juridique.

Vous disposez de locaux 

Tout d’abord, il convient de le signaler au Service des Impôts des Entreprises (SIE). Le montant de la CFE sera calculé de la manière suivante :
CFE = valeur locative cadastrale x taux CFE.

La valeur locative cadastrale correspond au niveau de loyer annuel (théorique) de votre local.

Le taux CFE est un taux appliqué à la valeur locative cadastrale. Il est voté individuellement par la commune où se trouve votre local.

Vous ne disposez pas de locaux

Le montant de la CFE sera calculé sur la base de la domiciliation de votre entreprise.


La TVA pour les indépendants

La TVA est un impôt indirect qui s'applique à tous les biens et prestations de service. Lorsque vous vendez un produit ou une prestation, vous devez logiquement inclure le montant de la TVA dans votre facture.

Vous ne payez pas directement la TVA : vous la collectez uniquement. Autrement dit, vous servez d'intermédiaire entre l'Etat et le consommateur final. Il faut tout de même la prendre en compte lorsque vous fixez vos prix. Gardez en tête que 20% du prix total de votre facture (si l'on retient le taux normal de TVA) sera reversé au Trésor Public.

Il est possible de profiter de l'exonération de TVA si votre chiffre d'affaires annuel hors taxe ne dépasse pas les seuils suivants :

  • 85 800 € pour les activités de commerce et d'hébergement ;
  • 34 400 € pour les activités de prestations de services et les professions libérales.


Comment s'opère la collecte de la TVA ?

La collecte de la TVA sous le régime normal simplifié

Vous devez verser deux acomptes, en juillet et en décembre, calculés sur la TVA due au titre de l'année précédente. La situation sera ensuite régularisée via la déclaration annuelle que vous devrez effectuer via le formulaire CA12.

La collecte de la TVA sous le régime normal réel

La TVA devra être déclarée et payée tous les mois.


Frais professionnels : comment les gérer ?

Les frais pros déductibles

Les frais professionnels regroupent les dépenses réalisées en votre nom dans le cadre de votre activité. Voici quelques exemples de frais à votre charge :

  • Les frais de déplacement ;
  • Les frais de repas individuel ;
  • Les frais de réception et de représentation (repas d'affaires...)
  • Les frais d'hébergement et de logement ;
  • Les frais de fournitures ;
  • Les dépenses de chauffage, eau, gaz, électricité pour vos locaux professionnels ;
  • Les frais de formation.

Ces frais professionnels peuvent être déductibles de vos cotisations sociales à condition :

  • D’avoir un lien direct avec l'activité professionnelle ; 
  • D’avoir été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et proportionnellement au besoin de l'activité ;
  • D’avoir été engagés au cours de l'année pour laquelle vous souhaitez la déduire de vos impôts
  • D’être justifiés par une preuve valable.

Il conviendra alors d'établir une note de frais indiquant la date, le montant et la nature de la dépense engagée et de conserver tous les justificatifs nécessaires (tickets de caisse, facture, contrat...).

Par exemple, Bastien est avocat. Il a pu déduire l’achat de son nouvel ordinateur destiné à un usage exclusivement professionnel. Par contre, l’achat de son costume n’est pas déductible. 

Les frais kilométriques

Vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Vous pouvez être indemnisé au titre des frais kilométriques. Cette indemnisation couvre votre consommation de carburant, les frais de réparation et d'entretien et la dépréciation de votre voiture.

Pour bénéficier de l'indemnité, plusieurs conditions doivent être remplies :

  • Le véhicule doit être personnel : il n’est donc pas immatriculé au nom de l’entreprise ;
  • Les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et noms des clients concernés par le déplacement) ;
  • Les déplacements doivent avoir un caractère exclusivement professionnel.

Les indemnités kilométriques sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise et sont exonérées de cotisations sociales. Pas question d'estimer approximativement son montant. Le calcul s'effectue au moyen du barème kilométrique fixé annuellement par l'administration fiscale.

Externaliser sa comptabilité auprès d'un expert-comptable

Organiser sa comptabilité n’est pas chose facile. Il est parfaitement compréhensible que vous souhaitiez vous faire accompagner dans vos démarches.

Le rôle de l'expert-comptable

Comme son nom l’indique, l'expert-comptable est un expert de la comptabilité. Si vous souhaitez externaliser la tenue de vos comptes, vous devez obligatoirement avoir recours à un expert-comptable. Il est le seul habilité en ce sens.

L’expertise-comptable est une activité réglementée. Ce professionnel est inscrit auprès de l'Ordre des experts-comptable. C’est la raison pour laquelle certaines missions sont de sa compétence exclusive. Son rôle au sein d'une entreprise est multiple : 

  • Il exerce des missions purement comptables : il établit, contrôle et surveille les comptes de son client ;
  • Il réalise également les comptes annuels : lorsqu’un expert-comptable remplit cette mission, ses travaux se concluent par la remise d’une attestation indiquant qu'il n’a décelé aucune anomalie remettant en cause la cohérence et la sincérité des comptes annuels de l’entreprise ;
  • Il assiste et conseille l'entreprise dans tous ses choix stratégiques, que ce soit en matière d'organisation, d'optimisation fiscale, de gestion du patrimoine ou de construction... C’est pourquoi on dit souvent de l’expert-comptable qu’il est le « bras droit » du chef d’entreprise 😉 ;
  • Il intervient également sur des problématiques d'ordre social : il aide le chef d’entreprise à créer des contrats de travail, à établir des bulletins de paie et à déclarer les charges sociales.

Le tarif de l'expert-comptable est généralement fixé selon le nombre d'heures d'intervention. Comptez un taux horaire de 70 à 200€ suivant la nature de la prestation.


Dans quel cas choisir un expert-comptable ?

Choisir un expert-comptable lors de la création de son entreprise

Vous souhaitez créer une entreprise et vous avez besoin d'être conseillé aussi bien au niveau juridique, fiscal que comptable ? Les compétences pluridisciplinaires de l'expert-comptable sont précieuses. Il peut s'avérer être un vrai allié dans la création de votre projet. Il vous aidera à prendre les bonnes décisions et saura notamment vous aiguiller dans le choix de votre statut juridique et du régime fiscal le plus approprié à votre future activité.


Choisir un expert-compte en cours d'activité

Vous n'avez pas le temps de vous former à la comptabilité ? Vous avez peur de commettre des erreurs en réalisant vos comptes annuels ? Là encore, l'expert-comptable vous sera d'une grande aide. Il est habilité à présenter les comptes annuels mais sa mission peut aller bien au-delà. Si vous le souhaitez, il peut gérer votre comptabilité dans son intégralité. Vous n'aurez plus à penser à la tenue du livre-journal, du grand-livre, à penser au calcul des amortissements de vos immobilisations... Pour enfin concentrer l'essentiel de votre énergie sur votre activité.


Choisir un expert-comptable en cas de cession ou de reprise d'entreprise

Vous souhaitez céder ou reprendre une entreprise ? L'expert-comptable peut apporter une aide décisive dans le processus de cession d'une entreprise. Il est apte à négocier le prix de la cession, auditer les comptes d'une entreprise et choisir le dispositif approprié pour minimiser l'impact fiscal de la cession.



La gestion des devis et des factures

Comment faire une facture conforme ?

La facturation fait partie intégrante de votre comptabilité. Bien gérer sa comptabilité, c'est aussi savoir émettre des devis et factures conformes aux exigences légales.

Une facture est un document comptable obligatoire émis par un professionnel lors de la vente d'un bien ou d'une prestation de service. Elle doit être transmise au plus tard le jour de la livraison du bien ou de l'exécution de la prestation de service. Ce document est particulièrement important : c'est le justificatif officiel de la transaction opérée avec votre client.

Pour être valide, la facture doit être établie en deux exemplaires (un pour votre comptabilité, l'autre pour votre client) et comporter les mentions légales suivantes :

  • La mention "facture" ;
  • La date de la facture ;
  • Le numéro de la facture unique ;
  • Votre identité (dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique) ;
  • l’Identité de votre client (dénomination sociale – ou nom s’il s’agit d’un particulier – adresse) ;
  • La somme totale hors taxe et toutes taxes comprises ;
  • Le montant, le taux applicable ainsi que votre numéro d’identification à la TVA (dans le cas où vous y êtes assujetti) ;
  • Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
  • Les conditions de règlement de la facture.

Si vous n'avez pas encore de numéro SIRET, vous pouvez indiquer la mention "SIRET en cours d'attribution".

Excel pour éditer ses factures

Le recours à un tableur Excel pour éditer vos factures est une alternative intéressante, notamment si vous souhaitez créer une facture personnalisée, sans dépendre du modèle imposé par un logiciel.

Les logiciels de facturation

Vous souhaitez créer des devis et factures rapidement ? Il existe de nombreux logiciels de facturation qui vous aideront à éditer des factures en bonne et due forme.

Vous êtes assujetti à la TVA et vous réalisez des opérations avec des clients non-assujettis (une association, un particulier, un micro-entrepreneur) ? Pour vous, le recours à un logiciel de facturation est obligatoire. En effet, la loi anti-fraude à la TVA impose l'utilisation d'un logiciel de facturation sécurisé et certifié.

Il existe de nombreux logiciels de facturation gratuits sur le marché. Nous vous conseillons de vérifier que ceux-ci dispose bien d'une certification.

Comment faire un devis conforme ?

Avant de vous lancer dans la réalisation d'une prestation, que ce soit la vente d'un produit ou d'un service, il est possible d'établir un devis. Le devis fixe le prix et le périmètre de la prestation. Pour être conforme, le devis doit mentionner les éléments suivants :

  • La mention "devis" ou "proposition de prix" ;
  • La date du devis ;
  • Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise ; 
  • Le statut et la forme juridique de l'entreprise, le numéro SIREN (ou RM si vous êtes un artisan) ; 
  • Le numéro individuel d'identification à la TVA, si vous y êtes assujettis ;
  • Le nom et adresse du client ;
  • La somme globale hors taxe et toutes taxes comprises de la transaction, en indiquant les taux de TVA applicables ; 
  • Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • Les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
  • Les date et durée estimées de la prestation ; 
  • Le montant des pénalités de retard de paiement.


Si le client ne vous demande pas d'établir un devis, rien en vous y oblige. Cependant, il y a quelques situations qui impose un devis, à savoir lorsque :

  • Le montant de la prestation est supérieur à 1 500€ ;
  • La nature de la prestation concerne des services dépannages ou des travaux ;
  • La prestation de service à la personne d'un montant mensuel supérieur à 100€.


La signature de ce devis, accompagnée de la mention “bon pour accord est importante puisqu’elle formalise le contrat de vente. Chaque partie doit alors tenir son engagement. Autrement dit, vous êtes dans l’obligation d’exécuter la prestation au prix mentionné et dans les délais indiqués tandis que votre client a l’obligation de vous rémunérer selon les modalités prévues dans le devis.

Faire un devis sur Excel

Vous pouvez recourir à Excel pour réaliser vos devis. Ainsi, vous créez votre propre modèle personnalisé, à l’image de votre entreprise.

Les formules à insérer dans le tableur sont les mêmes que pour les factures. Vous les retrouverez dans notre article dédié à la création d’un devis en bon et due forme

Soyez vigilant et veillez à ne pas oublier les mentions légales obligatoires citées nécessaires à la conformité de votre devis. 

Les logiciels de devis

Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel spécialisé pour réaliser vos devis, notamment si vous devez produire un volume important. Cela vous fera gagner un temps considérable. Il vous suffit de rentrer les informations de base (nom et coordonnées du client, identification de la prestation, prix, etc.) et l’outil génère un devis personnalisé et conforme aux exigences légales.


Vigilance toutefois car toutes les solutions ne se valent pas. Testez donc l’outil le plus adapté à vos besoins. Certains sont très simples et conviendront aux micro-entrepreneurs, d’autres seront plus adaptés aux artisans et certains, plus complets, seront parfaitement adaptés aux entreprises formes juridiques plus complexes.


Comment gérer les impayés ?

Gérer les impayés est une vraie difficulté pour les indépendants. Et pour cause : la situation dans laquelle le client s’avère être mauvais payeur n’est pas isolée. L’impact sur la trésorerie est considérable. À terme, c’est la pérennité de l’entreprise qui est en jeu

C’est pour cette raison qu’il faut réagir rapidement et mettre en place les bonnes stratégies pour éviter que cette situation délicate se reproduise.
En moyenne, vous avez 75% de chances de récupérer votre créance trois mois après son échéance. Ce pourcentage tombe à 20% un an après l’échéance. 

Les étapes pour recouvrer sa créance

Le recouvrement de la créance respecte une procédure rigoureuse. Dans un premier temps, il convient de se rapprocher de son client pour tenter de trouver une solution à l’amiable. Vous pouvez, par exemple, lui proposer un délai de paiement supplémentaire. 


Si votre relance reste sans effet, il vous faut passer à une solution plus dissuasive, en envoyant notamment une lettre de mise en demeure. La mise en demeure doit faire état de votre intention de saisir les tribunaux compétents si la situation n'est pas régularisée. 


Dans le cas où le débiteur ne se montre toujours pas coopératif, vous devez lancer des procédures judiciaires de recouvrement. 


Les stratégies préventives à mettre en place

Il est possible de prévenir le risque d’impayé par différents moyens. Tout d’abord, il est essentiel de bien s’informer sur votre client. Pour cela, vous pouvez procéder de la manière suivante :

  • Consulter le registre du commerce et des sociétés afin de prendre connaissance des coordonnées des représentants légaux de l'entreprise et ses caractéristiques principales ;
  • Obtenir une copie des comptes annuels pour évaluer la santé financière de son entreprise.


Vous pouvez aussi adopter un logiciel de recouvrement des créances pour automatiser les relances en cas de retard de paiement.


Gérer les déclarations sociales

La déclaration sociale des indépendants (DSI)

La déclaration sociale des indépendants (DSI) constitue la base de calcul de l'ensemble des cotisations et contributions sociales dont vous êtes redevables. La DSI doit être effectuée par l'ensemble des chefs d'entreprise exerçant une activité artisanale, commerciale, libérale, sous forme individuelle ou en société.

La déclaration auprès de l'URSSAF

Les entrepreneurs sous le régime de la microentreprise paient leurs cotisations sociales directement via la déclaration URSSAF. Pour ce faire, il convient de déclarer mensuellement ou trimestriellement le montant de votre chiffre d'affaires.

Le montant des cotisations sociales sera ensuite calculé selon un pourcentage fixe appliqué à votre chiffre d'affaires qui dépend de la nature de votre activité, à savoir :

  • 12,8% pour la vente de marchandises ;
  • 22% pour les activités de prestation de service BIC (artisanale) ;
  • 22% pour les activités de prestation de service BNC (commerciale) ;
  • 22% pour les professions libérales.

Le paiement de la CFE

La CFE, cotisation foncière des entreprises, fait partie des obligations fiscales des indépendants. Cette taxe méconnue est basée sur la valeur locative foncière des biens affectés à son entreprise. Cet impôt touche tous les indépendants, quel que soit leur statut juridique.

Vous disposez de locaux 

Tout d’abord, il convient de le signaler au Service des Impôts des Entreprises (SIE). Le montant de la CFE sera calculé de la manière suivante :
CFE = valeur locative cadastrale x taux CFE.

La valeur locative cadastrale correspond au niveau de loyer annuel (théorique) de votre local.

Le taux CFE est un taux appliqué à la valeur locative cadastrale. Il est voté individuellement par la commune où se trouve votre local.

Vous ne disposez pas de locaux

Le montant de la CFE sera calculé sur la base de la domiciliation de votre entreprise.


La TVA pour les indépendants

La TVA est un impôt indirect qui s'applique à tous les biens et prestations de service. Lorsque vous vendez un produit ou une prestation, vous devez logiquement inclure le montant de la TVA dans votre facture.

Vous ne payez pas directement la TVA : vous la collectez uniquement. Autrement dit, vous servez d'intermédiaire entre l'Etat et le consommateur final. Il faut tout de même la prendre en compte lorsque vous fixez vos prix. Gardez en tête que 20% du prix total de votre facture (si l'on retient le taux normal de TVA) sera reversé au Trésor Public.

Il est possible de profiter de l'exonération de TVA si votre chiffre d'affaires annuel hors taxe ne dépasse pas les seuils suivants :

  • 85 800 € pour les activités de commerce et d'hébergement ;
  • 34 400 € pour les activités de prestations de services et les professions libérales.


Comment s'opère la collecte de la TVA ?

La collecte de la TVA sous le régime normal simplifié

Vous devez verser deux acomptes, en juillet et en décembre, calculés sur la TVA due au titre de l'année précédente. La situation sera ensuite régularisée via la déclaration annuelle que vous devrez effectuer via le formulaire CA12.

La collecte de la TVA sous le régime normal réel

La TVA devra être déclarée et payée tous les mois.


Frais professionnels : comment les gérer ?

Les frais pros déductibles

Les frais professionnels regroupent les dépenses réalisées en votre nom dans le cadre de votre activité. Voici quelques exemples de frais à votre charge :

  • Les frais de déplacement ;
  • Les frais de repas individuel ;
  • Les frais de réception et de représentation (repas d'affaires...)
  • Les frais d'hébergement et de logement ;
  • Les frais de fournitures ;
  • Les dépenses de chauffage, eau, gaz, électricité pour vos locaux professionnels ;
  • Les frais de formation.

Ces frais professionnels peuvent être déductibles de vos cotisations sociales à condition :

  • D’avoir un lien direct avec l'activité professionnelle ; 
  • D’avoir été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et proportionnellement au besoin de l'activité ;
  • D’avoir été engagés au cours de l'année pour laquelle vous souhaitez la déduire de vos impôts
  • D’être justifiés par une preuve valable.

Il conviendra alors d'établir une note de frais indiquant la date, le montant et la nature de la dépense engagée et de conserver tous les justificatifs nécessaires (tickets de caisse, facture, contrat...).

Par exemple, Bastien est avocat. Il a pu déduire l’achat de son nouvel ordinateur destiné à un usage exclusivement professionnel. Par contre, l’achat de son costume n’est pas déductible. 

Les frais kilométriques

Vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Vous pouvez être indemnisé au titre des frais kilométriques. Cette indemnisation couvre votre consommation de carburant, les frais de réparation et d'entretien et la dépréciation de votre voiture.

Pour bénéficier de l'indemnité, plusieurs conditions doivent être remplies :

  • Le véhicule doit être personnel : il n’est donc pas immatriculé au nom de l’entreprise ;
  • Les frais de déplacement doivent être justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et noms des clients concernés par le déplacement) ;
  • Les déplacements doivent avoir un caractère exclusivement professionnel.

Les indemnités kilométriques sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise et sont exonérées de cotisations sociales. Pas question d'estimer approximativement son montant. Le calcul s'effectue au moyen du barème kilométrique fixé annuellement par l'administration fiscale.

Tableau récapitulatif des indemnités kilométriques

La puissance fiscale d'une voiture correspond à la puissance maximale du moteur exprimée en kilowatts (kW) qu'à l'émission de dioxyde de carbone en terme de gramme par km. Cette information figure sur la carte grise du véhicule.

Reprenons l'exemple de notre coach sportive. Elise exerce à Rennes. Elle est régulièrement amenée à donner des cours particuliers à Saint Malo. À cette occasion, elle parcourt 140 km aller-retour. Son véhicule a une puissance fiscale de 3 cv. L'indemnité kilométrique s'élèvera à 200 x 0,456 = 63,86 €.



Voilà ! La comptabilité n’a plus de secret pour vous 😉. Vous pouvez désormais la gérer en toute tranquillité ou mieux appréhender les retours de votre expert-comptable.

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