Facture freelance : Comment facturer ses clients ? 

Ça y est, vous avez déniché votre premier client ? Félicitations ! Maintenant, il va falloir passer à la facturation de votre prestation. Que vous soyez en micro-entreprise, en SASU, en EURL, et que vos clients soient des particuliers ou des professionnels, vous avez dans tous les cas l’obligation d’envoyer et de conserver vos factures. Mais par où commencer ? 

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À quel moment facturer ?

Cette question peut paraître basique, mais elle est totalement légitime si vous souhaitez devenir freelance. Facturer au bon moment est un point qui peut impacter votre trésor et la qualité de vos relations avec vos clients.

Les options sont variées et doivent être adaptées à votre modèle économique : 

• Envoyer votre facture à l’avance avec une date de paiement à la fin de votre prestation vous permet de prendre un peu d’avance et vous assure que votre client a bien le temps de prendre connaissance de votre facture.
• À l'inverse, facturer directement à la fin de la prestation peut être perçu comme un gage de confiance envers le client, tout en vous assurant que le travail fourni correspond aux attentes.
• L’idéal pour votre tréso et votre sérénité, évidemment, est d’envoyer votre facture et demander un règlement avant le début de la prestation. 

Opter pour l'acompte, avec paiement en deux temps (ou plus), offre un équilibre entre ces différentes approches. La facture d’acompte, envoyée avant la prestation, établit un engagement formel de la part du client, alors que la facture finale clôture le projet en validant la satisfaction du travail accompli. 

Dans chaque cas, la date de paiement est l’élément clé. Elle doit être déterminée avec soin pour éviter des trous dans votre tréso qui pourraient nuire à votre activité.

N’oubliez pas le devis

Avant d’envoyer une facture, commencez par un devis ! Un devis clair, détaillé et signé (avec une signature électronique pour la valeur juridique) est une sécurité, tant pour le freelance que pour le client. Il établit les attentes, clarifie l'étendue du travail et les conditions de réalisation. Cela permet de prévenir les malentendus et les potentiels désaccords futurs.

Communiquez avec votre client

C’est le plus important ! Dès le début de votre relation, il est impératif de discuter ouvertement des modalités et des délais de paiement. Cette discussion, même si ce n’est pas toujours la plus simple, est fondamentale pour établir un cadre clair et transparent. Une bonne communication évite les malentendus et renforce la confiance mutuelle.

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Quelle est la valeur légale d’une facture ?

Faisons un petit point sur la valeur légale et l’importance d’une facture. Plus qu'un simple document, c'est la preuve concrète d'une opération commerciale dans votre entreprise. 

La facture ne se limite pas à une simple demande de paiement. Elle permet de déterminer votre chiffre d'affaires, et donc le montant des taxes et cotisations dues. C'est ce qu’on appelle une « pièce comptable » qui reflète l'activité économique et commerciale de votre entreprise. 

Vous avez l’obligation de conserver vos factures pendant 10 ans pour assurer une traçabilité de votre activité et une preuve en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.

Légalement, vous disposez de plusieurs manières de créer, stocker et envoyer de factures : 

• Papier : l'envoi traditionnel par courrier et le stockage dans une armoire sont des pratiques de plus en plus obsolètes. Si certains y voient encore une forme de sécurité, les risques de perte et la difficulté de gestion rendent cette méthode peu pratique et risquée.

• Digitale : la création de factures sur Excel et leur envoi par e-mail est une pratique courante (ce n’est pas ce qu’on appelle une facture électronique, on en parle juste après). Vous pouvez également utiliser des logiciels de facturation. Ces outils offrent non seulement une facilité de création et d'envoi, mais aussi une sécurité et une organisation optimales de vos factures.

Il est important de noter que le paysage de la facturation évolue ! Les méthodes traditionnelles, bien que toujours en usage, vont bientôt céder la place à des exigences plus strictes en matière de facturation électronique. Cette évolution est à anticiper pour rester conforme aux normes en vigueur.

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Anticipez la facture électronique

Normalement prévue dès 2024, la réforme de la facture électronique entrera en vigueur à partir du 1er septembre 2026. Il faut donc s’y préparer. 

Une facture électronique, ce n'est pas simplement une facture créée sur un ordinateur et envoyée par e-mail. Une véritable facture électronique est un document numérique qui est créé, transmis et stocké conformément à des normes spécifiques et sur des logiciels agréés par l'État. 

Pour l'État, l'objectif est double : simplifier la traçabilité des factures pour une meilleure gestion fiscale et limiter les fraudes. Pour vous, c'est l'occasion de centraliser et de simplifier la gestion de vos factures. 

Ce changement réglementaire implique quelques ajustements (ou pas) pour les freelances. Le point principal est que vous devrez utiliser des logiciels de facturation certifiés pour créer et envoyer vos factures. Heureusement, de nombreux logiciels existants sont en train de s'adapter pour répondre à ces nouvelles exigences. 

Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation, il se peut donc que rien ne change pour vous. Toutefois, si vous utilisez encore la facture papier ou Excel, nous vous conseillons d’anticiper cela le plus rapidement possible en vous tournant dès maintenant vers des logiciels de facturation. 

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Quelles sont les mentions obligatoires à intégrer aux factures ?

Maintenant que nous en savons un peu plus sur la facture et son importance, découvrons-en davantage sur sa création. Une facture doit notamment comporter un certain nombre de mentions obligatoires. 

Attention, manquer à ces obligations peut entrainer des amendes, et notamment 15 € par mention manquante ou inexacte. Le montant de l'amende ne peut toutefois pas excéder 1/4 du montant de la facture.

Parmi les mentions obligatoires, on retrouve :

• La date de la facture
• Le numéro de facture (attention, tous vos numéros de factures doivent se suivre)
• Vos coordonnées et numéro SIREN 
• Les coordonnées du client (et numéro SIREN pour une entreprise)
• La désignation de votre prestation et le volume 
• Le prix unitaire et le prix total HT
• Le prix unitaire et le prix final TTC
• La date limite de paiement (ou délai de paiement)
• Les intérêts de retard, taux de pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement

N’oubliez pas ! Si vous avez opté pour la micro-entreprise comme statut freelance et que vous êtes encore exonéré de TVA, vous devez l’indiquer avec cette mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Tout cela fait un certain nombre de mentions obligatoires. Pas simple de s’y retrouver ! Découvrons alors à quoi ressemble réellement une facture. 

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Exemple de modèles de factures

Même si les factures peuvent varier en termes de design, elles partagent généralement une structure commune essentielle pour garantir leur clarté et leur conformité : 

• En haut à gauche, vos coordonnées : cette section doit comprendre votre nom, celui de votre entreprise, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail et numéro SIREN. 

• En haut à droite, les coordonnées de vos clients : incluez le nom de l'entreprise, l'adresse, et le numéro SIREN du client si c’est une entreprise. Cette symétrie dans la disposition assure une harmonie visuelle et une identification rapide des parties concernées.

• Votre numéro de facture et la date : ils sont généralement positionnés de manière à être facilement repérables.

• Le corps de la facture, avec un tableau détaillant votre prestation : ce tableau doit inclure la description de chaque service ou produit, la quantité, le prix unitaire, et le prix total HT et TTC. Cette section est le cœur de votre facture.

• En bas, les informations sur le paiement : incluez les modalités de paiement avec l’IBAN, le délai de paiement, et toute condition liée au paiement, comme les intérêts de retard ou les pénalités en cas de retard de paiement.

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Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation 

Comme nous venons de le voir, la création d'une facture requiert une attention méticuleuse pour intégrer toutes les mentions obligatoires. Le risque d'oubli ou d'erreur est non négligeable. Un logiciel de facturation élimine ce risque en intégrant automatiquement toutes ces mentions, vous assurant conformité et tranquillité d'esprit. Cela évite les erreurs coûteuses et les retards inutiles dans la gestion de votre compta.

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Imaginons deux scénarios : 

1/ Vous créez vos factures sur Excel et les envoyez par e-mail. Ce processus implique de nombreuses étapes répétitives, comme copier-coller les informations de devis en facture et ajuster manuellement certains détails pour chaque nouveau document. Cette méthode est chronophage et source potentielle d'erreurs.

2/ Avec un logiciel de facturation, le processus est simplifié et automatisé. Votre devis peut être converti en facture en quelques clics. La création de factures d’acompte, la gestion des numéros de facture et la récupération des informations client se font de manière fluide et automatique. Vous pouvez même, avec Blank, connecter votre facturation à votre compte pro freelance pour simplifier votre organisation comptable et vos déclarations Urssaf. 

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Le temps économisé est donc considérable, vous permettant de vous concentrer sur d'autres aspects de votre activité !

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L'adoption d'un logiciel de facturation n'est donc pas seulement une question de commodité. C'est une étape importante pour se mettre à jour avec les exigences futures de la facturation électronique. En migrant votre processus de facturation actuel vers des logiciels dédiés, vous vous assurez une transition plus aisée vers les nouvelles normes, tout en gagnant un temps précieux dans la gestion quotidienne de votre entreprise.

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