Indépendants : comment gérer et organiser ses e-mails ?

Les mails de clients, prospects et partenaires peuvent vite devenir ingérables sans une organisation efficace. Heureusement, il existe des méthodes pour y remédier. Dans cet article, nous vous donnons quelques astuces pour mieux organiser votre boîte mail.

‍

Éviter de consulter vos mails toutes les minutes

Le fait de regarder vos mails toutes les minutes est contre-productif, car cela vous déconcentre. À moins que vous attendiez un mail important, il n’y a aucune urgence à vouloir être au courant du contenu de vos mails dans la minute. Éliminez donc cette mauvaise habitude de votre planning et organisez-vous mieux en désactivant les notifications.

Une meilleure astuce consiste donc à définir un moment de la journée pour consulter votre boîte mail. Vous avez le choix : le matin en commençant à travailler, avant de partir déjeuner, ou même avant de finir votre journée. Pourquoi cette astuce est-elle importante ? Parce qu’elle vous permet de vous concentrer sur vos tâches et d’éviter de vous éparpiller.

‍

Supprimer les mails indésirables

L’une des meilleures astuces pour gérer votre boite mail est de supprimer les emails indésirables. Pour ce faire, vous devez impérativement créer une boîte mail professionnelle. Cela vous permet de retrouver facilement des mails importants et de vous concentrer. Il est impossible de bien gérer votre activité et de vous concentrer si vous recevez, entre chaque mail de vos clients, un mail de vos amis et des membres de votre famille. Pour éviter de recevoir un flot de mails indésirable, nous vous conseillons de séparer ces deux boîtes mail (personnelle et professionnelle).

Quid des mails publicitaires et autres newsletters inutiles ? Pour assainir votre boîte mail, vous devez les signaler. Qu’il s’agisse d'Outlook ou de Gmail, vous pouvez signaler les expéditeurs comme spams pour que leurs mails aillent directement dans les courriers indésirables et ne s’affichent plus dans votre boîte de réception.

Normalement, les entreprises sont tenues de supprimer votre adresse mail de leur liste de diffusion à votre demande. Il arrive aussi que vous soyez intégré dans une boucle de conversations “interminables” entre vos clients, partenaires ou collaborateurs qui ne vous concernent plus. Vous pouvez ainsi demander aux principaux interlocuteurs de retirer votre adresse mail du champ “CC”.

‍

Avoir des actions pour chaque mail

Pour bien gérer votre boite mail, vous devez éviter de les laisser s’accumuler. Pour chaque mail reçu, vous devez décider d’une action spécifique. Il existe plusieurs options. Vous pouvez :

• Traiter le mail immédiatement en le lisant et en répondant ;
• Décider de traiter le mail plus tard. Pour ne pas oublier de le traiter, vous pouvez le rediriger vers un dossier spécifique ;
• Archivez le mail dans le dossier correspondant.
• Supprimez le mail immédiatement.

‍

La gestion de votre boîte mail est très importante, car elle vous permet de répondre efficacement aux mails de vos clients et de vous concentrer au maximum sur votre activité. Vous pouvez aussi utiliser certaines applications ou logiciels pour automatiser le traitement de vos mails.