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La carte affaires pour gérer ses dépenses en entreprise

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La carte affaires (on parle aussi de carte business) vous permet de régler vos dépenses professionnelles sans en avancer les fonds. Elle est assortie de fonctionnalités de gestion très utiles et de garanties d’assistance et d’assurance. En l’utilisant, vous pourrez simplifier la gestion de vos notes de frais. Convaincu ? Nous vous donnons quelques conseils pour bien la choisir.

Qu'est-ce qu'une carte affaires ?

Les cartes professionnelles sont des moyens de paiement réservés aux entreprises. Elles offrent des fonctionnalités avancées pour une gestion optimale et une meilleure traçabilité. La carte affaires est destinée aux travailleurs autonomes et aux entreprises ayant un compte pro. Cette carte pro Blank dispose d’un débit différé, ce qui permet de regrouper tous les paiements en fin de mois. 

Grâce à elle, le salarié est remboursé de ses notes de frais avant d’être débité, grâce à une gestion comptable rapide et sécurisée. Ce mode de paiement est couramment utilisé par les employés d’une entreprise moyenne pour assurer la sécurité, le contrôle des dépenses et la gestion de la trésorerie. Les notes de frais ne sont approuvées qu’après paiement. 

Carte affaires vs Carte VISA affaires

La carte VISA affaires accepte plusieurs devises, elle s’utilise aussi bien en France, en Europe qu’à l’international. Elle vous permet de profiter de frais réduits sur les transactions réalisées par les collaborateurs autour du monde. Sa gestion est la même que la carte d’affaires, mais ses garanties incluent souvent des assurances pour les déplacements à l’étranger. 

Carte affaires vs Carte Business

La carte affaires et la carte business sont régulièrement confondues l’une avec l’autre, pourtant, bien qu’elles soient proches, elles ne proposent pas exactement les mêmes prestations. En effet, en général, la carte affaires est proposée aux petites ou moyennes entreprises, tandis que la carte business est davantage conseillée aux grandes entreprises. La carte business propose des fonctionnalités comptables plus poussées et des assurances plus conséquentes. Le plafond de paiement est aussi plus grand pour la carte Business

Carte affaires vs Carte entreprise

Très proche de la carte bleue, la carte d’entreprise est une carte de paiement pro utile pour une entreprise. Elle offre moins de contrôle et de sécurité que la carte affaires. Elle propose un débit immédiat ou un débit différé. Les débits se font automatiquement et sans vérification au préalable, voilà pourquoi son utilisation nécessite un grand climat de confiance entre le gérant et les salariés. 

Comment fonctionne une carte affaires ? 

La carte affaires vous permet de bénéficier de diverses fonctionnalités et avantages :

  • Choisir un débit différé sur des paiements prédéterminés ;
  • Gérer ses dépenses directement à partir du compte pro de l'entreprise, ou à partir du compte des salariés ;
  • Définir un plafond appliqué aux cartes et le modifier si besoin ;
  • Limiter la liste des fournisseurs autorisés à faire l’objet d’une dépense ;
  • Profiter de reporting mensuel des dépenses ;
  • Bénéficier de prestations complémentaires : assurance voyage, assistance juridique ou médicale…

Quels sont les avantages et les inconvénients de la carte affaires ?

La carte affaires est une carte de paiement, dont l’utilisation est exclusivement professionnelle. Elle permet de prendre en charge vos dépenses pros, notamment à l’occasion d’un déplacement. Une carte affaires s’utilise comme une carte de paiement classique.

Les avantages de la carte affaires

  • Vous n'avez plus besoin d'avancer les frais sur vos fonds propres ;
  • Vous automatisez la gestion et le remboursement de vos notes de frais ;
  • Vous facilitez la gestion de vos frais professionnels (catégorisation et maîtrise de votre politique financière) ;
  • Vous pouvez bénéficier d’avantages additionnels : prestations d'assurance, d'assistance, réductions (par exemple sur la location de véhicules ou sur les billets d’avion).

Les inconvénients de la carte affaires

  • Elle est payante : certains professionnels (TPE, PME, micro-entrepreneurs en particulier) préféreront un moyen de paiement virtuel comme la e-carte bleue qui peut voir son coût divisé par 2, comparé à la carte affaires.
  • Le risque de perte, de vol ou de fraude est présent avec ce support physique.
  • En fonction des offres, tous les services ne sont pas automatisés. Vous devrez parfois contacter votre établissement financier pour réaliser certaines tâches.
  • Certaines cartes affaires ne vous permettent pas d'effectuer des transactions impliquant une authentification de type 3D Secure.

La carte affaires simplifie-t-elle la gestion des notes de frais ?

Si les notes de frais sont prélevées sur le compte de l'entreprise

Oui ! Si les dépenses sont prélevées directement sur le compte de votre entreprise, vous n’avez pas à rembourser les salariés à l’origine de celles-ci. Cela évite au passage tout risque de fraude lié à l’édition de notes de frais.

Si les notes de frais sont prélevées sur le compte salarié

En revanche, si les paiements sont débités sur le compte des salariés, la réponse est plus nuancée. Le débit différé évite toute avance de fond. Autrement dit, si les notes de frais sont prélevées sur le compte de vos salariés, vous ne vous épargnerez pas la contrainte de la prise en charge des notes de frais, mais vous pouvez vous simplifier la vie. Dans ce cas, nous vous conseillons d'allier votre utilisation de la carte affaires à un outil de gestion des notes de frais afin d’en automatiser le traitement.

Il sera toujours nécessaire de collecter les justificatifs de paiements (par exemple des tickets de caisse), mais leur collecte est facilitée. Certains outils permettent en effet de prendre en photo instantanément ou de télécharger le justificatif de la dépense engagée sur votre outil.

<div class="emphase-rt pop">Si l’on doit résumer, la carte affaires automatise la reconnaissance des dépenses, ce qui vous permet de mieux les catégoriser par la suite. Ainsi, il sera plus simple de les relier aux factures.</div>

Comment choisir sa carte affaires ?

Voici quelques critères à prendre en compte pour faire votre choix :

  • Commencez par comparer les offres disponibles sur le marché
  • Êtes-vous plutôt banque traditionnelle ou compte pro en ligne ? Faites votre choix en fonction de vos besoins. Par exemple, avez-vous besoin d’un conseiller financier ? Quelles attentes avez-vous au regard du service client ?
  • Prenez en compte l’ergonomie de l’interface de gestion de compte qui vous sera proposée. Vous l’utiliserez au quotidien, assurez-vous de sa simplicité d’utilisation.
  • Comment gérez-vous vos frais au quotidien avec vos salariés ? Y a-t-il une seule et même carte d’entreprise ou doivent-ils avancer les fonds en cas de dépenses professionnelles ?

Carte affaires : ce que propose Blank  

Chez Blank, la carte VISA affaires propose de nombreux avantages, les voici : 

  • L’avance de fonds n’est plus obligatoire ; 
  • La gestion des notes de frais est facilitée ; 
  • Les assurances et les assistances sont d’une grande qualité ; 
  • Les paiements sont simplifiés en France comme à l’étranger ; 
  • Vous avez le choix entre le débit différé et le débit immédiat ; 
  • Vous bénéficiez d’un meilleur contrôle des dépenses de chaque collaborateur titulaire ; 
  • Vous profitez d’une grande visibilité vis-à-vis des transactions ; 
  • Vous pouvez souscrire à un crédit renouvelable. 

Côté assurances, la carte affaires Blank vous aide à profiter d’excellentes garanties pour les voyages d’affaires, le rapatriement, les frais médicaux hors territoire français. Les assistances concernent, quant à elles, les poursuites judiciaires, les pertes ou le vol de la carte, les remboursements de frais et l’avance de frais d’hospitalisation à l’étranger. 

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