Comment faire un devis ?

La vie d'un indépendant possède son lot de contraintes administratives. En tête des tâches les plus chronophages : la préparation des documents comptables. Entre facture, contrat ou encore devis, il faut penser à tout avant d'entamer une transaction ! Nous vous avons concocté un article pour vous aider à réaliser des devis en bonne et due forme.

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Qu'est-ce qu'un devis ?

Un devis est un document nécessaire à la bonne gestion de la comptabilité écrit qui définit le périmètre et le prix d'une prestation. Il ne s'agit pas d'un contrat mais d'un acte unilatéral qui n'engage que le vendeur. Celui-ci accepte de réaliser la prestation selon les termes prévus dans le devis. Il ne peut plus se rétracter quant au prix, aux délais et aux modalités d'exécution.

En revanche, la signature de ce devis, suivie de la mention “bon pour accord” est très importante puisqu’elle formalise le contrat de vente. Chaque partie est alors tenue par un engagement ferme et définitif. Autrement dit, vous êtes dans l'obligation d'exécuter la prestation au prix proposé et votre client doit vous rémunérer selon les modalités prévues.

Toutefois, il existe des situations pour lesquelles l’information mentionnée sur le devis n’engage pas le vendeur, c’est le cas de la cession de droits. Il ne suffit pas de mentionner la cession de droits d’auteurs sur un devis, ou même sur une facture, pour que celle-ci soit effective. Il faudra alors établir un contrat de cession de droits détaillé qui définit la nature et la portée du droit cédée.

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Comment faire un devis gratuit ?

Vous avez la possibilité de faire un devis gratuit en utilisant Excel ou un logiciel d'édition devis. Il s’agit de solutions très avantageuses si vous n’avez pas un gros volume de devis à produire.

Choisir un solution gratuite est avantageuse en terme de coût… Mais n’oublions pas que les formules gratuites mises à disposition, telles que les logiciels d’édition de devis gratuits en ligne, ne permettent pas, pour la plupart, d’avoir un outil complet (le but étant de vous faire souscrire à la formule payante dès que vos besoins grandissent).

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💡 Consultez notre article sur la liste de logiciels de devis gratuits.

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Faire ses devis sur Excel est une bonne solution qui ne vous coûtera rien, dans la mesure où vous savez établir des devis complets en règle, avec toutes les mentions obligatoires nécessaires à sa validation.

Le fait de réaliser un devis gratuit est donc tout à fait envisageable ! Cette solution peut toutefois devenir plus contraignante lorsque votre entreprise prend de l’ampleur ou lorsque vous êtes en société. Dans ces cas précis, les obligations comptables étant plus importantes et demandant une grande rigueur, nous vous conseillons d’automatiser cette tâche et de créer des devis aux petits oignons, en vous rapprochant notamment de votre expert-comptable.

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Comment faire un devis sur Excel ?

Vous pouvez réaliser vos devis à partir d’un fichier Excel... Et on vous le promet : ce n’est pas si compliqué ! D’ailleurs, nous avons rédigé un article complet à ce sujet pour vous accompagner, étape par étape, dans la création de vos devis Excel.

Le plus ? La personnalisation de vos documents ! Vous pouvez établir un devis détaillé, à l’image de votre entreprise. Bien sûr, il faudra passer un peu de temps sur la création de votre propre modèle mais il sera ensuite possible de le dupliquer sur l’ensemble de vos documents. Un bénéfice réel pour l’identité de votre entreprise 👌.

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Comment faire un devis en ligne ?

Vous pouvez avoir recours à un logiciel de gestion commerciale et de facturation. Nous avons d’ailleurs référencé les meilleurs logiciels devis gratuits du marché. Cette solution permet de traiter vos demandes de devis en quelques clics. Il suffit de compléter les informations nécessaires et le devis se génère automatiquement. Certains logiciels offrent même la possibilité d’apposer une signature électronique. 

Résultat, vous ne perdez plus de temps avec l’émission de vos documents comptables et vous pouvez facturer plus rapidement. C’est votre trésorerie qui vous remerciera 😉.

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Quand le devis est-il obligatoire ?

En principe, la rédaction d'un devis professionnel n'est pas obligatoire. Toutefois, il demeure fortement recommandé puisqu'il dissipe tout malentendu et vient donc prévenir le risque de litige.

Il existe tout de même des situations dans lesquelles le devis est obligatoire. Si vous proposez un service à un particulier, il est indispensable de lui fournir un devis dans les cas suivants :

• Vous proposez des services à la personne d'un montant supérieur à 100 € ;
• Vous proposez des services de déménagement ;
• vous proposez des prestations funéraires ;
• vous proposez des prestations de réparation, entretien et dépannage dans le secteur du bâtiment et de l'équipement de maison, sauf en cas d'intervention d'urgence (dégât des eaux). Ce sont par exemple des services de maçonnerie, de serrurerie, de plomberie, de peinture.

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<div class="emphase-rt search">Le devis est obligatoire si votre client vous en fait la demande explicite </div>

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Les mentions obligatoires du devis

Pour être conforme aux exigences légales, le devis doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

En voici la liste exhaustive :

• La mention « devis » ou « proposition de prix » ;
• Les coordonnées de votre entreprise (raison sociale et adresse). Si vous exercez en votre nom propre, il suffit d'indiquer votre nom en lieu et place de la raison sociale ;
• Le numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et/ou au Répertoire des Métiers ;
• La date du devis ;
• Le numéro du devis ;
• La durée de validité du devis : c’est à vous de définir la durée de validité. Toutefois, elle doit être raisonnable et proportionnelle à la prestation envisagée. En moyenne, ce délai est de 3 mois ;
• Le nom et l’adresse du client ;
• La date de début et la durée estimée de la prestation ;
• Le détail de chaque prestation et son prix ;
• Le taux horaire de la main d'œuvre toutes taxes comprises (TTC), si nécessaire ;
• Les frais de déplacement (si nécessaire) ;
• Le prix hors taxes (HT)  et le prix global à payer toutes taxes comprises (TTC) ;
• Le montant des honoraires (si applicable) ;
• La TVA applicable (y compris le numéro de TVA intracommunautaire si nécessaire). Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, il convient d'indiquer la mention “TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts” ;
• La signature du client précédée de la date d'acceptation du devis avec la mention "bon pour accord” ;
• Votre signature.

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<div class="emphase-rt search">L’oubli d’une mention obligatoire sur un devis est pénalisé d’une amende pouvant aller jusqu’à 1 500€</div>

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Devis du micro-entrepreneur (ex auto-entrepeneur) : nos conseils 

Veillez à rédiger un devis simple et clair 

Mettez bien en avant les éléments importants comme le prix et les délais. N'hésitez pas à ajouter toutes les informations qui vous semblent nécessaires ! Certaines mentions ne sont pas obligatoires, comme le montant des pénalités de retard (qui figurera sur la facture) mais il peut être utile de les mentionner dès le devis. 

Soyez prudent lorsque vous établissez un devis 

Vérifiez bien que l’ensemble des mentions légales sont présentes. Aussi, n’oubliez pas que le devis formalise votre offre. Vous ne pourrez plus vous rétracter quant au prix, aux délais et aux modalités d’exécution. Une erreur dans le prix pourrait s’avérer très gênante. Soyez donc vigilants et prenez quelques précieuses minutes pour relire votre devis.

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Vous disposez maintenant de toutes les clefs pour rédiger un devis en règle ! C'est à vous de jouer .