Comment gérer les factures impayées ?

Les impayés sont une grande source de stress pour les indépendants. Et pour cause : l'impact sur la trésorerie d'une entreprise peut être considérable. Si les factures non payées s'accumulent, il deviendra difficile d'honorer ses engagements auprès de ses fournisseurs et de payer le salaire de ses collaborateurs. À terme, c'est la survie de l'entreprise qui est en jeu. Malheureusement, la situation dans laquelle un client s'avère mauvais payeur n'est pas un cas isolé. Comment réagir en cas d'impayé ? Comment prévenir le risque d'impayé ? On vous explique tout.

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Recouvrer une créance étape par étape

‍Lorsque vous réalisez une prestation de service ou la vente d'un bien, vous émettez une facture pour formaliser et prouver l’opération. Dès lors, vous devenez le créancier de votre client, qui sera votre débiteur. Le créancier désigne une personne à qui de l'argent est dû, tandis que le débiteur renvoie à une personne qui doit de l'argent à quelqu'un.La relation entre le créancier et le débiteur s'éteint avec le paiement de la créance, autrement dit, au paiement de la facture. Les factures sont dites impayées lorsqu’elles n’ont pas été réglées à échéance. 

Rien ne vous interdit de vous arranger avec votre client et de lui accorder un délai supplémentaire. Toutefois, ce délai ne pourra pas excéder 60 jours à compter de la date de réception.

Prenons le cas de Simon. Celui-ci nous suivra tout au long de l'article pour bien comprendre les différentes options qui s'offrent à vous.

Simon est architecte. Il est contacté par une grande entreprise pour réaliser les plans d'aménagement de nouveaux open-spaces. Simon est ravi par ce nouveau projet. Il va pouvoir ajouter un joli nom dans son portfolio ! Il travaille d'arrache-pied pour créer des bureaux lumineux. Après quelques semaines de réflexion, il propose différents plans, esquisses et documents écrits. L'entreprise semble satisfaite et lance les travaux que Simon supervise avec attention. Une fois sa mission achevée, il leur transmet une facture d'un montant de 20 000€. Puis il attend. 1 semaine. 3 semaines. 1 mois... Rien.

Aïe ! Les choses s'annoncent mal. Que peut-il faire ?

Le rappel informel

Ne partez pas tout de suite du postulat que votre client est de mauvaise foi. Le premier réflexe à adopter est de prendre contact avec son client pour lui demander s'il a bien reçu la facture et lui rappeler que l'on attend son paiement.

Un coup de téléphone ou un mail courtois suffit souvent à débloquer la situation. La plupart du temps, le défaut de paiement résulte d'un simple oubli. Il serait dommage de dégrader une bonne relation client pour un malentendu 😉.

La lettre de relance

Simon a téléphoné à son débiteur et lui a laissé un message vocal. Il laisse passer plusieurs jours pour voir si quelqu'un va prendre contact avec lui à ce sujet. Toujours rien. Simon commence à s'inquiéter. Il décide de passer à l'étape suivante : la relance. Il convient ici de procéder en deux temps.

1ère relance : la lettre de relance pour facture impayée 

Son objectif est de rappeler que la créance n'est pas payée et de demander son paiement immédiat. En cas de réponse du débiteur, et selon la situation, vous pouvez convenir d'un nouveau délai de paiement. N'oubliez pas que vous pouvez exiger le paiement des indemnités de retard qui figurent sur votre facture.

Cette première relance est toujours sans effet sur le client de Simon. Il est temps de passer à la deuxième relance.

La lettre de relance pour facture impayée : 2ème relance 

Plus directe, son but est de réclamer le paiement de la créance et d’avertir le débiteur qu'une mise en demeure sera envoyée à son encontre en l'absence de règlement dans un délai fixé.

La mise en demeure de payer

La mise en demeure est la dernière démarche pour tenter de résoudre un défaut de paiement à l'amiable. Si vous la situation se présente, c'est que les relations avec votre débiteur se sont fortement dégradées ou qu'il n'a pas daigné répondre à vos multiples relances. Tout n'est pas perdu pour autant ! Une lettre de mise en demeure peut convaincre votre débiteur de procéder au paiement dans les plus brefs délais.

En effet, la mise en demeure doit expliciter votre intention de saisir les tribunaux compétents si la situation n'est pas régularisée. Il faut envoyer une lettre de mise en demeure avec accusé de réception. 

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Les procédures de recouvrement judiciaire en cas d'impayé

Cette fois, l'heure n'est plus à la tolérance. Le débiteur ne s'est pas montré coopératif. Les mesures persuasives n'ayant pas eu l'effet souhaité, c’est maintenant aux mesures coercitives de prendre le relai. L'huissier de justice ne peut procéder à une saisie pour recouvrer l'impayé qu'à condition de disposer d'un titre exécutoire. En d'autres termes, il faut au préalable obtenir une décision de justice condamnant le débiteur au paiement. Une telle décision est prononcée à l’issue d’une procédure judiciaire. 

La procédure d'injonction de payer

Cette procédure est appréciée pour les petits litiges, puisqu'elle est rapide, simple et peu onéreuse. Elle ne nécessite pas la présence du débiteur. Il suffit de remplir le formulaire d'injonction de payer CERFA no 12946*01 et de l'envoyer au Président du Tribunal de Commerce dans lequel votre client est domicilié.

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Dans le cas de Simon, son débiteur est domicilié à Lyon. Le formulaire devra donc être transmis au Tribunal de Commerce de Lyon.

‍Il est important d'accompagner le formulaire de toutes pièces justificatives pertinentes à savoir :

• Le devis signé ;
• Le bon de commande ;
• Les échanges (courriers, mails) prouvant le passage de la commande ;
• La facture ;
• L'ensemble des relances ;
• La lettre de mise en demeure et son accusé de réception.

D'où l'importance de s'assurer que la facturation ait été émise en bonne et due forme, que toutes les mentions légales sont bien indiquées sur les documents comptables, que le devis a bien été signé en amont de la réalisation d'une transaction ! Veillez donc bien à ce que votre comptabilité d'entreprise soit bien à jour en permanence.

Puis, vous sera adressée une ordonnance d’injonction de payer du Tribunal de commerce, à faire signifier par voie d'huissier dans un délai de 6 mois. Concrètement, il s'agira de contacter un huissier et de lui communiquer l'ordonnance, qu'il ira ensuite faire signifier à votre débiteur. Celui-ci aura ensuite un délai d'un mois pour faire opposition à l'ordonnance. En règle générale, le coût facturé par l'huissier pour cette opération est d’environs 50€. Ce coût peut varier en fonction du montant de la créance. 

Il ne fait pas opposition

Vous devez demander au Tribunal de commerce d’émettre un titre exécutoire donnant droit à l'huissier d'aller saisir le débiteur. Le compte du débiteur sera saisi du montant de votre facture, des intérêts de retard, des frais accordés par le tribunal et des frais de l'huissier que vous avez avancés.

Il fait opposition 

Les choses se compliquent. Il vous faudra contester l'opposition et assister à une audience (qui est en réalité une simple réunion avec le juge) pour lui expliquer le litige et lui exposer toutes les pièces de votre dossier. L'audience sera suivie d'un jugement. Si la décision du juge vous est favorable, l'huissier pourra procéder à la saisie sur compte de votre client.

La procédure référé-provision

L'impayé vous met dans une situation délicate et menace la pérennité financière de votre entreprise ? Il faut agir vite ! La procédure de référé-provision est une procédure d'urgence qui permet au créancier d'obtenir le paiement de sa créance dans de brefs délais.

Contrairement à la procédure en injonction de payer, le débiteur ne se voit pas accorder de délai d'un mois pour s'opposer à l'ordonnance du juge. Cela accélère considérablement la procédure. Il est alors convoqué à l'audience et peut directement faire valoir son point de vue. Le juge rendra son jugement après examen du dossier et audition des deux parties.

La procédure d'assignation en paiement

C'est la procédure la plus longue et la plus complexe. Elle se déroule devant le juge qui étudiera le dossier sous toutes ses coutures. Chacune des deux parties doit être présente à l'audience, représentée par un avocat.

Au terme du procès, le juge rend sa décision. Si le jugement vous donne droit, le débiteur sera contraint de vous payer dans un délai imposé.

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Comment prévenir les risques d'impayés ?

Bien s'informer sur ses clients

Première étape importante pour prévenir les impayés : se renseigner sur vos clients et sur leur solvabilité. Pour cela, vous pouvez consulter le registre du commerce et des sociétés afin de prendre connaissance des coordonnées des représentants légaux de l'entreprise et ses caractéristiques principales. Vous pouvez également obtenir une copie des comptes annuels ; document intéressant pour juger de la santé financière d'une entreprise.

Vous venez de nouer une relation commerciale avec un nouveau client ? N'hésitez pas à lui demander des certificats de la part de ses autres fournisseurs, attestant de l'absence de dette et du respect des délais de paiement. Bien connaître son client, c'est aussi bien comprendre son parcours de facturation, et adresser sa facture au bon département. Veillez à bien vérifier en amont qui est le service compétent, l'adresse et le signataire en cas de paiement par chèque. Il serait en effet malheureux qu'une facture impayée survienne suite à une simple erreur de destinataire.

Adopter un logiciel de recouvrement de créances

Vous générez un flux important de factures et il vous est parfois difficile de vous y retrouver ? Pour commencer, vous pouvez vous aider d'un logiciel gratuit de facturation. Sinon vous pouvez également apprendre à comment faire vos factures sur Excel pour optimiser le temps passer à éditer ces documents.

Ensuite, vous pouvez également souscrire à un logiciel de recouvrement des créances. Celui-ci vous permettra notamment d'automatiser les relances en cas de retard de paiement.

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Souscrire à un contrat d'assurance contre les risques d'impayés

Certains contrats d’assurance proposent aux indépendants une protection contre les risques d'impayés. A ce titre, il est prévu une indemnisation de la perte encourue du fait de vos factures impayées jusqu'à une certaine somme. Ces contrats peuvent inclure une assistance juridique afin de vous conseiller dans vos démarches de recouvrement.

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Vous connaissez désormais toutes les procédures envisageables en cas de facture impayée ! Vous pourrez donc mieux appréhender une telle situation. Toutefois, sachez favoriser les échanges directs avec votre client afin de conserver une bonne relation avec celui-ci.