Comment calculer et me faire rembourser mes frais de déplacement ?

Frais d'hébergement, de fournitures, de formation ou encore de repas… Les dépenses professionnelles peuvent peser lourd dans la tréso de votre entreprise. À ce titre, les frais de déplacement comptent parmi les dépenses les plus coûteuses. Comment les évaluer et les calculer ? Est-il possible de les déduire de vos charges sociales ? Nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur les frais de déplacement.

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Frais de déplacement : définition 

Les frais de déplacement font partie des frais que vous devez considérer dans votre comptabilité d’entreprise. Ils englobent tous les frais engagés dans le cadre des déplacements pros. Ces dépenses sont regroupées en deux catégories :

• Les frais de transport : frais kilométriques, péages, ticket de bus/métro/train, les courses en taxi ou VTC, le carburant, les frais de stationnement, etc.
• Les frais liés au déplacement : frais de repas ou d'hébergement.

Ces frais sont déductibles du résultat imposable de l'entreprise et sont exonérés de cotisations sociales. Lorsqu'ils ont été avancés par l'un de vos salariés, vous devez lui rembourser.

Évaluer et calculer ses frais de déplacements

‍Impossible d'estimer à l'aveugle ses frais de déplacements. Chaque dépense doit être prouvée par un justificatif. Les différents types de déplacements répondent à des modalités de calcul et de remboursement différentes.

Le calcul des frais de transports

Les frais kilométriques

Vous utilisez votre voiture ou un deux-roues (scooter, moto, etc.) pour réaliser des trajets pros ? ‍Il est possible de vous faire rembourser les frais kilométriques ! Cette indemnisation a été mise en place pour couvrir la consommation de carburant, les frais de réparation et d'entretien, d'assurance, et la dépréciation de votre véhicule. Pensez à bien évaluer la distance parcourue lors de votre déplacement professionnel avec votre GPS ou un smartphone, par exemple.

Le calcul se base sur un barème fixé par l'Administration fiscale :

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Les critères pris en compte sont :

• Le nombre de kilomètres parcourus ;
• La puissance fiscale, c’est- à-dire la puissance du moteur du véhicule.

Il est à noter que l’utilisation du véhicule personnel du salarié, pour effectuer un trajet domicile travail, n’est pas indemnisé par l’employeur, sauf impossibilité de prendre les transports en commun. Dans tous les cas, son abonnement mensuel de transport en commun doit être pris en charge à hauteur de 50%.

Le calcul des frais liés au transport

Pour calculer et procéder au remboursement de dépenses professionnelles, il faut réunir l’ensemble des justificatifs (facture, ticket de caisse etc.,) et créer des notes de frais.

Certaines situations, notamment lorsque un salarié effectue un déplacement professionnel, répondent à des modalités de calcul et de remboursement différents.
Dans tous les cas, le remboursement des frais professionnels n'intègre pas le résultat imposable du salarié et n'est donc pas soumis à l'impôt sur le revenu. Le salarié dispose de deux options :

• Il déduit le remboursement des frais professionnels au réel (= le montant effectif des frais avancés) ;
• Il bénéficie d'un abattement de 10% appliqué à son revenu imposable afin de compenser les frais professionnels.

À vous de déterminer quelle est l’option la plus profitable en terme de réduction d’impôt 😉 !

Les déplacements courts

Les petits déplacements sont ceux qui n'empêchent pas le salarié de rentrer à son domicile en fin de journée. En tant qu'employeur, vous avez deux options :

• Rembourser aux frais réels ;
• Rembourser selon un montant forfaitaire de 6,40 € maximum.
  

Les déplacements longs

Les grands déplacements englobent tous les trajets de plus de 50 kilomètres ou qui nécessitent plus de 1h30 de transports en commun. Dans ce cas, on considère que le salarié ne rentre pas à son domicile en fin de journée. Le remboursement comprend donc les frais d’hébergement et de repas. L'employeur peut :

• Rembourser aux frais réels ;
• Rembourser selon un montant forfaitaire basé sur le barème de l'URSSAF, à savoir entre 12,90 et 18,40 € par jour pour les repas, et 34,20 et 65,80 € par jour pour le logement.
  

Les déplacements à l'étranger

Les déplacements en dehors des frontières françaises, ou bien dans les DOM, sont remboursés au frais réels ou selon le barème des frais de mission fixé en fonction du pays de destination.

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Déduire ses frais de déplacement

À l'instar des autres frais professionnels, les frais de déplacements sont des charges déductibles des cotisations sociales. Ils doivent remplir l'ensemble de ces conditions :

• Ils ont été engagés à des fins professionnelles ;
• Ils ont été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et proportionnellement au besoin de l'activité ;
• ils sont justifiés par une preuve.

Il convient de conserver tous les justificatifs nécessaires pour prouver la dépense (tickets de caisse, facture, contrat...).

Chaque frais pro doit faire l'objet d'une note de frais, indiquant :

• La date ;
• Le montant ;
• La nature de la dépense engagée. 

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Facturer ses frais de déplacement‍

Artisan et frais de déplacement

En tant qu'artisan, vous pouvez être amené à intervenir dans un périmètre plus ou moins éloigné de votre local de travail. Dès lors, il peut être intéressant de facturer les frais de déplacements à vos clients. Ce n'est pas une obligation mais gardez en tête que l'absence de frais de déplacement peut constituer un argument commercial attractif pour vos clients 😉. D’ailleurs, si vous exercez dans une zone géographique limitée, il ne sera pas forcément pertinent d'émettre une telle facturation.

‍Par exemple, Marc a créé une entreprise de plomberie. Il exerce à Quimper dans le département du Finistère. Cependant, il effectue souvent des prestations dans un rayon de 40 kilomètres. Frais de carburant, d'entretien du véhicule, d'assurance... Cela lui revient cher ! Marc a donc décidé de facturer des frais de déplacement à ses clients. Comment doit-il s'y prendre ?‍

Avant toute chose, il est essentiel de faire apparaître ces frais de déplacement sur le devis avant le début des travaux. S’ils ne sont pas mentionnés dans le devis, celui-ci sera considéré comme incorrect. Et surtout : votre client sera en droit de ne pas payer les frais. ‍

Établir un forfait

La solution la plus simple est de facturer ses frais de déplacement selon un forfait qui s'appliquera à l'ensemble de vos clients. Un gain de temps non-négligeable lors de la création de vos devis ⏳.

Ce forfait de déplacement doit être intégré à vos conditions générales de vente. En conséquence, vous ne pourrez pas passer aux frais réels pour un client en particulier et agir différemment avec les autres. Tout le monde est logé à la même enseigne !‍

Dans ce cas, Marc pourra fixer un forfait de 30€ au titre des frais de déplacement. Ce montant sera identique qu'il réalise une prestation à Rosporden (20 km) ou à Brest (70 km). 

Utiliser le barème kilométrique

Vous pouvez également avoir recours au barème kilométrique fixé par l'Administration fiscale pour facturer vos clients. Ce barème est non-imposable de TVA.

Si au cours de votre prestation, vous vous rendez compte que des dépenses supplémentaires vont s'ajouter à vos frais de déplacement, contactez votre client immédiatement ! Des “frais surprises” ne peuvent pas venir gonfler la facture. Une nouvelle fois, le client pourrait refuser de les payer. Il faut conclure un avenant au devis initial mentionnant le dépassement des frais.‍

Micro entreprise et frais de déplacement

Si vous êtes micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur), vous ne pouvez pas déduire vos frais professionnels de votre résultat imposable. Toutefois, rien ne vous empêche de facturer vos déplacements à votre client !

Dans tous les cas, les remboursements de vos frais seront à intégrer au chiffre d'affaires de votre entreprise.

Récupérer la TVA sur ses frais de déplacement

En tant qu'indépendant, vous devez intégrer la TVA à chacune de vos factures. Ce n'est pas vous qui supportez le coût de cette taxe, vous ne faites que la collecter pour le compte de l'Etat. On parle de TVA collectée. En revanche, quand vous achetez quelque chose, un billet de train par exemple, c'est à vous de payer la TVA.

Cette TVA peut être récupérée dans le cadre des dépenses professionnelles. En d'autres termes, il vous sera possible de déduire cette TVA de votre déclaration TVA. On parle alors de TVA déductible. Pour cela, la dépense doit avoir été engagée à titre professionnel et dans l'intérêt de l'activité de l'entreprise, autrement qu’elle soit utile dans le cadre de votre activité. La facture doit également être libellée au nom de l'entreprise.

Il est donc possible de récupérer la TVA sur ses frais de déplacement. Toutefois, la déductibilité ne s'applique pas à toutes les dépenses. Voici quelques exemples concernant les frais de déplacement :

• Titre de transports (métro, bus avion) : déduction de la TVA ;
• Frais de restauration : déduction de la TVA ;
• Carburant : déduction partielle de la TVA en fonction du type de carburant utilisé ;
• Dépense de logement et d'hôtel : exclu du droit à la déduction .

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<div class="emphase-rt notif">Le principe de la déductibilité de la TVA ne s’applique pas au micro-entrepreneur car il bénéficie d’une exonération de TVA.</div>

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Voilà ! Vous savez désormais comment calculer et vous faire rembourser vos frais de déplacement. Alors n'hésitez pas car leur montant peu vite devenir élevé 😉.