Frais de déplacement d’un artisan : calcul, facturation, fiscalité

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Élément incontournable dans la comptabilité d’un indépendant, les frais de déplacement d’un artisan se calculent et se facturent en tenant compte de différents critères. Voici notre guide pour comprendre le calcul et la facturation, mais aussi la fiscalité appliquée à ces frais.

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Quels sont les frais de déplacement pour un artisan ?

Qu’appelle-t-on des frais de déplacement ?

Un artisan, qu’il soit plombier, terrassier, électricien ou peintre, se déplace sur les lieux de son chantier pour exercer son métier. Les trajets qu’il réalise à cette occasion engendrent évidemment des frais qui doivent être pris en compte et anticipés pour préserver la rentabilité de l’entreprise et ne pas « grignoter » les revenus ou les bénéfices tirés de son activité.

Les principaux coûts liés aux déplacements sur un chantier ou à la rencontre d’un client sont liés à l’utilisation du véhicule employé pour cela, mais pas seulement. Ils peuvent aussi comprendre d’éventuels frais d’hébergement pour les lieux éloignés de l’entreprise, ainsi que les repas pris sur place.

Selon votre choix, ces frais peuvent être inclus dans le prix de la prestation correspondant au devis ou à la facture. Ils peuvent également être facturés en supplément et figurent alors clairement dans une ligne dédiée. Mais penchons-nous plus en détail sur les différents types de frais.

Les frais de transport

Lorsqu’on parle des frais de déplacement d’un artisan, ceux qui sont liés au transport à proprement parler figurent bien sûr en tête de liste. Ils comprennent généralement :

• Le coût du carburant nécessaire pour réaliser le ou les aller-retour entre l’entreprise et le chantier.
• Le coût du carburant utilisé pour acheminer des matériaux (parpaings, plaques de plâtre, etc.), des engins de chantier (pelle mécanique, par exemple) ou encore un échafaudage sur le lieu de la prestation.
• Les frais d’assurance du/des véhicule(s) professionnel(s).
• L’entretien et la réparation du/des véhicule(s) : renouvellement des pneus, vidanges, révisions, pannes imprévues…
• Les frais de péages et de parkings à prévoir impérativement dans les zones urbaines, à plus forte raison si la prestation exige un stationnement toute la journée dans une zone payante.

Les frais de repas

Lorsqu’un chantier est situé à distance du siège ou du domicile de l’entreprise, l’artisan peut être amené à prendre ses repas à l’extérieur. Ces derniers peuvent donc, eux aussi, être inclus dans les frais de déplacement, le cas échéant. S’ils sont à anticiper au moment de la rédaction du devis, il n’est cependant pas forcément nécessaire de les détailler dans celui-ci.

Les frais d’hébergement

Pour les chantiers éloignés de l’entreprise et qui nécessitent plusieurs jours de présence, l’artisan peut avoir besoin de se loger temporairement. Il peut pour cela opter pour un hôtel, une location de courte durée, un gîte ou n’importe quel autre hébergement de son choix. Le coût du logement peut alors être inclus dans ses frais de déplacement.

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<div class="emphase-rt search">Bon à savoir :</br>L’hébergement ne se résume pas toujours au coût de celui-ci à la nuit ou à la semaine. Il peut également y avoir des frais annexes à prévoir comme le paiement d’une taxe de séjour ou encore des frais de stationnement pour accéder à un parking ou un garage, par exemple.</div>

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Frais de déplacement et fiscalité

Déduction des frais de déplacement du résultat imposable

Tenir compte de la fiscalité qui s’applique aux frais de déplacement est essentiel pour optimiser la gestion financière de ceux-ci. Selon le statut juridique de l’entreprise et la nature des frais engagés, il est possible de les déduire du résultat imposable afin d’alléger la charge de ces dépenses sur le bilan comptable.

Au moment d’effectuer la déclaration d’impôts, les frais de déplacement sont considérés comme des frais professionnels à partir du moment où ils sont directement liés à l’activité de l’artisan. Afin de pouvoir les déduire du résultat imposable, ils doivent cependant réunir certaines conditions :

• Être prouvés par des justificatifs obligatoirement conservés : facture d’entretien, ticket de caisse de carburant, facture ou ticket de péage/stationnement, addition de restaurant, etc.
• Être effectivement acquittés : les dépenses encore non réglées ne peuvent pas être déclarées.
• Être en lien avec l’activité professionnelle : les dépenses déclarées doivent avoir été effectuées uniquement pour des motifs professionnels (réalisation des prestations, visite de chantier, réunion avec des clients, achat de matériel…).
• Ne pas être excessifs ou fictifs.
• Avoir été réalisés durant l’exercice auquel ils se rapportent (frais réalisés en 2024 pour l’exercice 2024, par exemple).

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<div class="emphase-rt search">Bon à savoir :</br>Pour les frais de trajet, seuls ceux s’appliquant à des distances domicile/lieu de travail inférieures à 40 km peuvent être déclarés au fisc.</div>

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Les modalités de déduction en fonction du statut juridique de l’entreprise

En entreprise individuelle (EI)

L’artisan peut déduire les frais réels de son bénéfice imposable, qu’il soit imposé sous le régime de l’IS (impôt sur les sociétés), des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou des BNC (bénéfices non commerciaux).

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<div class="emphase-rt search">À savoir :</br>Pour calculer les frais de carburant, l’artisan en EI qui relève d’un régime simplifié d’imposition peut utiliser le barème fiscal officiel. Dans ce cas, il multiplie le nombre de kilomètres parcourus au titre de l’activité professionnelle par le prix indiqué dans celui-ci en fonction de la cylindrée du véhicule.</div>

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En micro-entreprise

Bien que la micro-entreprise soit une entreprise individuelle, son régime d’imposition n’autorise pas la déduction des frais réels. Les frais de déplacement ne peuvent donc pas être déclarés par le micro-entrepreneur. Un abattement forfaitaire pour charges professionnelles, non modifiable, est toutefois appliqué au chiffre d’affaires déclaré en fonction de l’activité exercée :

• 71 % pour les activités d’achat-vente ;
• 50 % pour les prestations de services BIC ;
• 34 % pour les prestations de services BNC et les activités libérales.

Pour les autres statuts juridiques

Pour les autres statuts juridiques accessibles aux artisans (EURL, SASU, SARL, SAS, etc.), les modalités de déduction des frais professionnels diffèrent en fonction du régime fiscal dont relève l’entreprise :

• Régime réel : les frais de déplacement sont inclus dans le résultat de l’entreprise.
• Impôt sur le revenu (IR) : les frais professionnels sont intégrés dans les charges de l’entreprise.
• Impôt sur les sociétés (IS) : l’entreprise rembourse les frais à l’artisan gérant, sous réserve de justificatifs.

Comment calculer les frais de déplacement pour un artisan ?

Pour évaluer précisément ses frais de déplacement, un artisan peut s’appuyer sur le barème fiscal des frais kilométriques pour les indépendants publié chaque année. Ce mode de calcul offre une base objective, mais permet également de déterminer plus facilement les dépenses engagées lorsqu’un véhicule personnel est utilisé pour des déplacements professionnels, par exemple dans le cadre d’un remboursement des frais kilométriques par l’employeur à un salarié.

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Le barème fiscal prend en compte :

• La puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux).
• La distance parcourue (en kilomètres, à usage strictement professionnel).
• L’amortissement du véhicule, son entretien et ses frais d’assurance.

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Aux frais liés aux déplacements à proprement parler s’ajoutent les éventuels frais de parking et de péage (autoroute, entrée dans certaines agglomérations, etc.).

Pour fixer un tarif juste et transparent, il est important de bien définir les frais qui s’appliqueront au chantier visé, sans chercher à réaliser un bénéfice dessus. Pour cela, basez-vous sur des données objectives, comme le nombre de kilomètres parcourus quotidiennement, le nombre de jours d’intervention prévus, le nombre d’heures de stationnement, etc.

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Comment facturer les frais de déplacement à un client ?

Pour facturer les frais de déplacement, deux options existent :

• Les inclure dans le devis sans les détailler, par exemple sous forme de forfait, ou bien en les englobant dans le prix des prestations.
• Les détailler sur la facture finale, avec une base établie selon le barème fiscal et/ou en fonction des coûts réels (pour le stationnement ou les repas, par exemple).

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Dans le cadre d’une description détaillée de ces frais, il faudra faire figurer clairement le nombre de kilomètres parcourus, le tarif retenu pour leur prise en charge et les coûts additionnels (péage, parking, hébergement, etc.). Si vous êtes assujetti à la TVA, celle-ci s’applique également sur les frais de déplacement.

Pour éviter tout malentendu, une communication claire au sujet des frais de déplacement, à plus forte raison pour des chantiers longs ou éloignés, est essentielle. Et pour vous faciliter la vie, pensez à :

• Tenir un registre détaillé de vos déplacements pour en garder une trace et simplifier la déclaration des frais professionnels.
• Conserver tous vos justificatifs de paiement.
• Consulter un expert-comptable, si vous n’êtes pas à l’aise avec la compatibilité ou la déclaration fiscale.
• Opter pour une offre de compte pro pour artisan qui comprend des outils de gestion (scan des notes de frais, édition de devis/factures, etc.), comme Blank, par exemple.

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