Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Lorsque vous envoyez une facture, vous avez deux options : la créer à partir d’un logiciel, comme Blank, ou la faire vous-même. Cela va bientôt changer. À partir du 1ᵉʳ janvier 2027, les micro-entreprises et les PME auront l’obligation d’envoyer leur facture électroniquement. C’est la fameuse réforme de la facturation électronique. Mais, d’ici là, vous avez toujours la possibilité de la faire vous-même, sans logiciel de facturation. Si vous procédez ainsi, n’oubliez pas les mentions ci-dessous. 

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Les informations sur l'émetteur de la facture

Cette section contient les détails permettant d'identifier légalement l'entreprise qui émet la facture. Autrement dit, votre entreprise. Vous retrouverez généralement cette partie en haut à gauche du document, et elle comprend quatre parties.

1. Votre dénomination sociale : il s’agit de l’identité officielle de votre entreprise. Pour une entreprise individuelle, vous devez ajouter la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel » à votre nom. (par exemple : « Prénom Nom EI »)

2. L’adresse de votre siège social : c’est l’adresse officielle où votre entreprise est enregistrée légalement. Lorsqu’on est indé, il s’agit souvent de l’adresse de son domicile personnel. Vous pouvez également opter pour une adresse de domiciliation si vous n’avez pas de bureaux.

3. Votre numéro SIREN ou SIRET : ce sont les identifiants qui vous sont attribués par l'INSEE. Le SIREN est composé de 9 chiffres, et le SIRET de 14 chiffres.

4. Votre numéro RCS : il est obligatoire pour les entreprises enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés.

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Si vous avez perdu votre numéro SIREN ou les informations de votre entreprise, vous pouvez les retrouver très facilement sur le site Sirene (avec un E !). 

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Les informations sur votre client

Cette deuxième partie regroupe les données nécessaires pour identifier et localiser le destinataire de la facture. Autrement dit, votre client. Vous retrouverez en général cette partie en haut à droite du document. Elle comprend quatre parties.

1. La dénomination sociale de votre client : comme pour vous, il s’agit de l’identité officielle du client. Attention de ne pas confondre la dénomination sociale et la marque commerciale. Prenez toujours la première ! 

2. L’adresse de votre client : c’est l’adresse postale complète du client pour la correspondance et la facturation. Différenciez bien l’adresse du siège social et celle des différents établissements s’il en existe plusieurs. 

3. Le numéro SIREN de votre client : c’est le même principe que pour votre numéro SIREN. Il est obligatoire depuis juillet 2024 pour faciliter la facturation électronique.

4. L’adresse de livraison : si vous livrez des marchandises, indiquez le lieu précis où les biens doivent être livrés. Cela s’applique si cette adresse est différente de l'adresse principale du client.

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Le plus simple pour ne pas vous tromper dans les informations sur votre client, c’est de lui demander ! Pensez à le faire avant de lui envoyer votre facture, ça évitera des aller-retour inutiles.

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Les informations sur la facture

Dans cette troisième section, on retrouve les détails spécifiques au document lui-même. Il se situe généralement en dessous des deux précédentes parties. Cette section compte trois éléments essentiels à ne pas oublier :  

1. La mention « Facture » : c’est simplement le terme explicite qui indique la nature du document. Cela permet notamment de le distinguer d'un devis ou d'un bon de commande.

2. Le numéro de votre facture : c’est l’identifiant unique de votre facture. Attention, vos numéros de facture doivent avoir une même structure et suivre une numérotation chronologique sans interruption ! 00001, 00002, 00003, etc.

3. La date d'émission : c’est le jour précis d'envoi de la facture. Cette mention est importante puisque c’est à partir de cette date que le délai de paiement que nous verrons juste après commence. 

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Maintenant, passons au gros morceau ! 

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Les détails de l'opération

Cette partie constitue le cœur de la facture. Elle détaille précisément ce qui est vendu ou fourni. Elle inclut toutes les informations nécessaires pour comprendre la nature, la quantité et le coût des biens ou services, ainsi que le calcul des taxes. On retrouve six mentions obligatoires ici.

1. La nature de l'opération : sur chaque transaction que vous mentionnez, vous devez impérativement indiquer s’il s’agit d’une vente de biens ou d’une prestation de services. Cet élément est important pour être cohérent avec vos déclarations Urssaf. Le taux de cotisation que vous payez diffère selon la nature de l’opération. 

2. La désignation et la quantité : vous devez rédiger une description détaillée des produits ou des services fournis. Cela comprend les caractéristiques, les références et les quantités. Plus vous êtes précis ici, moins votre client pourra vous faire de reproches en cas d’incompréhension sur les attentes d’une prestation !

3. Le prix unitaire hors taxe (HT) : très simplement, il s’agit du montant pour une unité de produit ou de service avant application de la TVA.

4. Le taux de TVA applicable : vous avez deux options ici.

Si vous débutez et que vous êtes en micro-entreprise, vous n’êtes certainement pas redevable de la TVA jusqu’à un certain niveau de chiffre d’affaires. Il faudra alors indiquer « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur votre facture et indiquer 0 % de TVA.

Si vous êtes redevable de la TVA, alors vous devez indiquer le pourcentage de TVA appliqué à la transaction, ainsi que votre numéro de TVA en bas de la facture. Celui-ci varie selon le type de produit ou de service.

5. Le prix unitaire toute taxe comprise (TTC) : pour chaque ligne, vous devez indiquer le montant TTC. C’est-à-dire le HT + la TVA. 

6. Le montant total HT et TTC : il s’agit des sommes totales avant la TVA (HT) et après l’ajout de la TVA (TTC).

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Si vous appliquez des réductions, vous devrez également indiquer le détail des remises, rabais ou ristournes accordés au client juste au-dessus du total TTC, avec leur montant.

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Les modalités de paiement

Cette section précise les conditions financières de la transaction. Elle informe votre client sur les délais de paiement. C’est un élément à ne surtout pas négliger. Il est essentiel de vous mettre d’accord à l’avance avec votre client sur les délais de règlement, puis de les écrire dans votre facture. On retrouve quatre mentions ici. 

1. La date d'échéance : il s’agit de la date limite à laquelle le paiement doit être effectué par votre client. Vous pouvez également indiquer, plutôt qu’une date, le délai de paiement à partir de la date d’émission. À réception, 7 jours, ou 30 jours par exemple.

2. Les conditions d'escompte : elles correspondent à la réduction accordée en cas de paiement anticipé, avec les modalités précises.

3. Le taux des pénalités de retard : c’est le pourcentage appliqué en cas de paiement après la date d'échéance, généralement basé sur le taux d'intérêt légal.

4. Les indemnités forfaitaires : un montant fixe de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

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Il nous reste une dernière partie, et c’est très rapide !

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Les mentions spécifiques

Cette dernière partie inclut des informations supplémentaires requises par la loi dans certains cas particuliers. Vous n’aurez pas forcément besoin de faire apparaître ces deux mentions, sauf si vous êtes concerné. 

1. « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits » : si vous avez choisi de payer la TVA au moment de l'encaissement plutôt qu'à la facturation, vous devez faire figurer cette mention en bas de votre facture. 

2. Garantie légale de conformité : c’est un rappel des droits du consommateur concernant la garantie des produits. Elle est obligatoire pour certains biens de consommation.

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Voilà, vous êtes prêt à faire votre première facture. Si vous souhaitez vous épargner la construction de votre template et la mise à jour manuelle de vos factures, on ne peut que vous recommander d’utiliser un logiciel de facturation. Blank, par exemple ! Vous pourrez pré-enregistrer vos informations, celles de vos clients, et même vos transactions. Un gain de temps considérable, avec la certitude de ne rien oublier ! 

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