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Calcul des indemnités kilométriques pour les indépendants [Guide 2025]

Comptabilité

Calcul des indemnités kilométriques pour les indépendants [Guide 2025]

rédigé par

Mathilde Chabot

mis à jour le

15/1/25

Table des matières

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Si vous utilisez votre voiture personnelle pour vos déplacements professionnels, vous pouvez bénéficier d’indemnités kilométriques au même titre qu’un salarié. Comment intégrer les frais kilométriques d’un travailleur indépendant dans sa comptabilité ? Comment les calculer ? Comment les percevoir ? Forfait ou frais réels, comment choisir ? Blank fait le point sur le barème kilométrique 2025 et le calcul des indemnités kilométriques pour les indépendants.

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Doit-on déclarer des frais kilométriques en tant qu'indépendant ?

La réponse est oui ! En tant qu’indépendant, vous êtes certainement amené à vous déplacer pour travailler dans les locaux de votre client ou aux domiciles de particuliers. Vous vous déplacez aussi pour des rendez-vous professionnels. Pour tous ces trajets, vous utilisez votre véhicule personnel. Ces déplacements à titre professionnel peuvent être facturés et viendront s’intégrer dans votre comptabilité d’entreprise en tant que frais professionnels.

Vous pouvez donc percevoir des indemnités pour le remboursement des frais kilométriques par l’employeur au même titre qu’un salarié.

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Remboursement des frais kilométriques de l'indépendant : quelles sont les conditions ?

Les conditions à remplir pour bénéficier d’indemnités kilométriques sont les suivantes :

Utiliser son véhicule personnel (voiture, deux-roues…) dont vous êtes le propriétaire (ou éventuellement votre conjoint).
Réaliser un trajet pour un déplacement à des fins professionnelles.
Ne pas avoir d’autres choix pour se déplacer que d’utiliser ce véhicule. Cette condition vise à limiter les « déplacements de convenance ». Par exemple, si vous habitez à 500 mètres des bureaux de votre client, l’utilisation du véhicule n’est pas forcément justifiée, car vous auriez pu vous y rendre à pied.
Justifier des dépenses effectuées à cette occasion, avec un ticket de caisse, par exemple.

Les indemnités kilométriques ne couvrent pas les trajets domicile-travail supérieurs à 40 km. Il existe cependant des exceptions, comme une mutation, le déménagement d’une entreprise, etc.

Les indemnités kilométriques de l’indépendant à titre principal avec une entreprise individuelle

En entreprise individuelle, on distingue trois types de déplacement :

👉 Les déplacements privés : n’étant pas liée à votre activité d’indépendant, aucune indemnité kilométrique n’est possible.

👉 Les déplacements domicile-travail : un lieu de travail fixe (votre bureau ou chez un client régulier) ne peut pas faire l’objet d’une déduction de frais. Vous pouvez toutefois facturer vos frais de transport au client avec le forfait de 0,15 € par kilomètre.

👉 Les déplacements purement professionnels vous donnent droit à une indemnisation kilométrique aux coûts réels. Pratiques pour les frais de déplacement d’un artisan utilisant son véhicule personnel, par exemple.

Les indemnités kilométriques de l’indépendant à titre complémentaire

Pour un indépendant à titre complémentaire, il est conseillé de tenir un registre kilométrique pour identifier les kilomètres parcourus selon l’activité. Seuls les frais suivants peuvent faire l’objet d’une indemnité kilométrique.

👉 L’utilisation de la voiture de votre activité complémentaire pour vous rendre de chez vous à votre travail vous donne le droit de facturer une indemnité forfaitaire de 0,15 € par kilomètre.

👉 Vous pouvez aussi bénéficier d’une indemnité kilométrique de votre employeur pour les autres déplacements effectués pour votre employeur principal avec votre voiture. Vous devez respecter les montants forfaitaires.

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<div class="emphase-rt shield">Attention ! Si vous parcourez plus de 24 000 km par an au titre des indemnités kilométriques, des justificatifs complémentaires seront exigés.</div>

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👉 Pour les déplacements liés à votre activité complémentaire, la réglementation applicable est identique à celle de l’indépendant à titre principal avec une entreprise individuelle.

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Les indemnités kilométriques du dirigeant d’entreprise dans une société

Le dirigeant d’une société ne peut pas recevoir d’indemnités kilométriques pour ces déplacements effectués avec sa voiture de société, dont les coûts sont déjà pris en charge par l’entreprise. Il peut toutefois percevoir des indemnités kilométriques pour les déplacements effectués avec sa voiture personnelle.

👉 Pour les déplacements domicile-travail avec une voiture personnelle, l’indemnité forfaitaire est de 0,15 € par kilomètre.

👉 Pour les autres déplacements, suivez les forfaits indexés annuellement ou trimestriellement.

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Que couvrent les indemnités kilométriques ?

Les frais de véhicule déductibles pour un indépendant sont ceux couvrant les frais usuels, mais aussi les frais d’entretien, comme :

Les frais de carburant ;
Les équipements de protection pour une moto (casque…) ;
L’assurance du véhicule ;
L’achat de nouveaux pneus ;
La révision annuelle ;
Le nettoyage du véhicule.

Toutes ces dépenses sont intégrées dans le barème officiel des indemnités kilométriques mis en place par l’État.

À l’inverse, certains frais ne peuvent pas passer en indemnités kilométriques :

Frais de péages ;
Frais de stationnement ;
Amendes.

Ces dépenses peuvent être remboursées sous forme de notes de frais.

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Comment obtenir le remboursement des frais kilométriques quand on est indépendant ?

En tant qu’indépendant ou dirigeant d’entreprise, vous avez le droit de facturer vos frais kilométriques à vos clients.

Indépendants : facturez le montant de vos frais kilométriques à vos clients

Un travailleur indépendant peut facturer ses indemnités kilométriques à ses clients. Dans votre facture, la TVA est applicable sur ces frais. Vous devrez payer des impôts sur la somme perçue, comme pour vos autres revenus.

Mentionnez très clairement vos indemnités kilométriques dès la rédaction du devis. Cela vous permet de vous mettre d’accord avec votre client avant la facturation.

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Attention, vous devrez justifier de toutes vos dépenses. Pensez à conserver des justificatifs comme :

Itinéraire emprunté pour justifier des kilomètres parcourus ;
Carte grise de votre véhicule pour justifier de la puissance fiscale de votre véhicule (nous y revenons dans un instant) ;
Ticket de caisse de votre paiement essence ;
Contrat d’assurance avec échéancier.

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👉 Conservez précieusement ces justificatifs en cas de contrôle Urssaf.

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Concrètement pour obtenir le remboursement de ses frais de déplacement, le travailleur indépendant doit compiler pour chaque déplacement :

La distance parcourue ;
La puissance fiscale du véhicule ;
Le motif du déplacement professionnel ;
La date du déplacement ;
Le nom du client/de l’entreprise ;
Les justificatifs des frais engagés.

Les outils pour calculer les frais kilométriques

Pour aider les travailleurs indépendants à calculer leurs frais de déplacement, il existe désormais des outils puissants comme IK Generator, IZIKA ou encore IK Manager.

Travailleur indépendant : intégrer les indemnités kilométriques dans sa comptabilité

👉 Les indemnités kilométriques versées par l’employeur ne sont pas imposables. Vous devez toutefois mentionner dans votre comptabilité le total perçu concernant vos trajets domicile-travail avec le forfait de 0,15 € par kilomètre.

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<div class="emphase-rt shield">Attention ! Les indemnités kilométriques facturées au client doivent être mentionnées dans les factures, mais aussi dans votre comptabilité.</div>

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Quel est le montant des indemnités kilométriques en 2025 ?

Déduction au forfait ou frais réels pour le travailleur indépendant ? Vos frais professionnels peuvent être déduits de deux façons :

1) À 100 % dans le cas des frais réels. Calculer les coûts réels des frais kilométriques du travailleur indépendant n’est pas simple. En effet, il faut prendre en compte le carburant, la hauteur d’utilisation du véhicule pour des déplacements professionnels, l’assurance, mais aussi les émissions CO2, etc.

👉 Les voitures électriques n'émettent pas de CO2. L’intégralité des coûts réels peut être déduite.

👉 Pour les voitures à moteur à combustion, la formule suivante s’applique : 120 % – (0,5 % x coefficient de carburant* x émission de CO2).

Type de carburant	Coefficient
Diesel	1
Essence	0,95
Hybride	0,95
GNC (Gaz Naturel Comprimé)	0,9

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2) Un forfait fixe de 0,15 € par kilomètre est applicable dans certains cas.

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Frais kilométriques de l'indépendant : quel régime fiscal et social ?

Les indemnités kilométriques sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise. Autrement dit, lorsque vous ferez votre déclaration de revenus, vos indemnités kilométriques ne seront pas soumises à l’impôt. Vous n’avez aucune cotisation de sécurité sociale à payer sur ce montant. Veillez à respecter les variations annuelles ou trimestrielles.

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<div class="emphase-rt shield">Attention ! Si vous êtes en micro-entreprise, vous ne pouvez pas déduire vos frais kilométriques de vos revenus.</div>

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Les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à la TVA ni aux cotisations sociales. Elles évitent aussi de payer la taxe sur les véhicules de société (TVS).

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Comment calculer les indemnités kilométriques en 2025 ?

Chaque année, l’Administration fiscale définit un barème spécifique pour le remboursement des indemnités kilométriques. Le barème a été mis à jour par l’arrêté du 26 février 2020.

Pour les voitures, le barème tient compte du type de véhicule utilisé et plus spécifiquement de la puissance administrative du véhicule ainsi que du nombre de kilomètres effectués.‍

Barème 2025 pour les voitures

Puissance fiscale	Jusqu’à 5 000 km	De 5 001 à 20 000 Km	Plus de 20 000 km
3 CV ou moins	D x 0.529	(D x 0.316) + 1065	D x 0.37
4 CV	D x 0.606	(D x 0.340) + 1330	D x 0.407
5 CV	D x 0.636	(D x 0.357) + 1395	D x 0.427
6 CV	D x 0.665	(D x 0.374) + 1457	D x 0.447
7 CV et au-delà	D x 0.697	(D x 0.394) + 1515	D x 0.470

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Dans le tableau « D » représente la distance parcourue en kilomètres. Une majoration de 20 % est à prendre en compte, si vous utilisez un véhicule électrique.

Vous parcourez 100 kilomètres aller-retour par jour pour vous rendre chez votre client pour lequel vous travaillez 6 jou rs dans le mois. Votre voiture affiche 5 chevaux fiscaux. À la fin du mois, vous toucherez : 100 km x 0,636 = 63,6 € par jour x 6 jours, soit 381,6 €. Pour calculer facilement à combien vous avez le droit, utilisez le simulateur du site des Impôts.

Barème 2025 pour les deux-roues

Pour les deux-roues (m otos, scooters, cyclomoteurs…), le barème dépend de la puissance de votre cylindrée : plus de 50 cm3 ou moins de 50 cm3. Il tient aussi compte du nombre de chevaux fiscaux.

Puissance fiscale	Jusqu’à 3 000 km	De 3 001 à 6 000 km	Plus de 6 000 km
Moins de 50 cm³	D x 0.315	(D x 0.079) + 711	D x 0.198
Plus de 50 cm³ et 1 ou 2 CV	D x 0.395	(D x 0.094) + 891	D x 0.248
Plus de 50 cm³ et 3, 4 ou 5 CV	D x 0.468	(D x 0.078) + 1158	D x 0.275
Plus de 50 cm³ et plus de 5 CV	D x 0.606	(D x 0.075) + 1583	D x 0.343

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Dans le tableau « D » représente la distance parcourue en kilomètres. Une majoration de 20 % est à prendre en compte, si vous utilisez un deux-roues électrique.

Indemnité kilométrique pour les vélos en 2025

Pour promouvoir l’utilisation des transports doux, le vélo personnel permet aussi d’être intégré aux frais professionnels. Pour le vélo, l’indemnité kilométrique fixée à 0,25 € le kilomètre doit être multipliée par le nombre de kilomètres parcourus.

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En somme, calculer vos indemnités kilométriques n’est pas si compliqué. Ces frais professionnels peuvent s'avérer importants alors n’oubliez pas de les facturer !

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