Comment gérer mes notes de frais en tant qu'indépendant ?

Un billet de train et une nuit à l'hôtel pour assister à un séminaire d'entreprise, un repas au restaurant avec un client, un abonnement téléphonique pour votre mobile pro, un nouvel ordinateur pour travailler à distance... Vous êtes parfois amené à avancer des frais pour les besoins de votre activité professionnelle. Sachez que ces dépenses peuvent vous être remboursées... À condition d'établir une note de frais en bonne et due forme ! Qu’est-ce qu’une note frais ? Comment bien la rédiger et quels sont les justificatifs attendus ? On vous explique tout !

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Qu'est-ce qu'une note de frais ?‍

Les frais professionnels désignent l'ensemble des dépenses effectuées à des fins professionnelles, dans l'intérêt de l'entreprise et proportionnellement au besoin de l'activité. Ils concernent notamment :

• Les frais de déplacement professionnels (frais d'hébergement) ;
• Les frais de repas ;
• Les frais de fournitures ;
• Les frais d’habillage si l'activité exige une tenue spécifique.

Ils sont exonérés de charges sociales et peuvent être remboursés lorsqu'ils ont été avancés par le chef d'entreprise ou un collaborateur, à condition d'être justifiés.

Selon la nature de la dépense, deux modalités de remboursement sont possibles :

• Le remboursement aux frais réels ;
• Le remboursement forfaitaire.

Dans tous les cas, le remboursement d'un frais pro n'est possible que si la dépense est justifiée... Et c'est là qu'intervient la note de frais 😉. Elle regroupe les informations liées aux frais engagés, ainsi que tous les justificatifs de paiement. En règle générale, elle prend la forme d'un feuillet que le salarié doit compléter et remettre à l'entreprise avec la preuve de la dépense.

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Les 2 moyens de remboursement de la note de frais

Le remboursement aux frais réels

Dans ce cas, le remboursement porte sur les sommes exactes engagées dans le cadre d’un frais professionnel.

Par exemple, un employé fait un déplacement pour livrer un produit à un client. Il emprunte l’autoroute et règle 26,50€ de frais de péage. Sur présentation du justificatif de paiement (ticket de péage), il bénéficiera du remboursement de l’intégralité de la somme avancée, à savoir 26,50€.

Le remboursement forfaitaire de la note de frais

Le remboursement forfaitaire est le versement d’une allocation soumise aux seuils fixés par l’Administration fiscale. Cette méthode est privilégiée pour le remboursement de frais récurrents, car elle est plus facile à mettre en place. Il n’est pas obligatoire de collecter l’ensemble des justificatifs de paiement. 

Ainsi, elle concerne notamment :

• Les frais de repas ;
• Les frais kilométriques ;
• Les frais de grand déplacement. 

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💡 Découvrez notre article sur le remboursement des frais kilométriques par l'employeur.

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Établir une note de frais 

La note de frais ne connaît pas de formalisme particulier. Contrairement au devis et à la facture, il n'y a pas de mentions obligatoires. Toutefois, nous vous conseillons d'être le plus exhaustif possible et de détailler au maximum le contenu de votre note de frais. Ainsi, il est judicieux d'indiquer :

• La date de la dépense ;
• La nature de la dépense ;
• Le montant engagé hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• Le lieu ;
• Le taux de la TVA ;
• Le descriptif de la mission ;
• L'identité du salarié concerné ;
• Le moyen de paiement utilisé.
  

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Faire une note de frais sur Excel

Il est parfaitement possible de faire une note de frais sur Excel. C'est même une solution très pratique au début de votre activité lorsque vous ne traitez qu'un faible volume de notes de frais.

Le modèle de note de frais prend alors la forme d'un tableau et intègre toutes les mentions nécessaires, à savoir au minima, le nom du salarié, la date, la nature de la dépense, son montant hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

La note de frais devra obligatoirement être accompagnée du justificatif de paiement si vous optez pour un remboursement aux frais réels.

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Justifier les dépenses de la note de frais

Les documents justificatifs de la note de frais

La note de frais n'est valable que si elle est accompagnée d'un justificatif de paiement recevable. C'est l'élément le plus important : sans preuve de la dépense, pas de remboursement ! C'est alors le régime de l'avantage en nature (beaucoup moins avantageux si vous voulez notre avis) qui s'appliquera.

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<div class="emphase-rt eclair">Contrairement aux remboursements des frais pr, l'avantage en nature est indiqué sur la fiche de paie du salarié. Il est donc assujetti aux cotisations sociales. Le salarié ne pourra pas déduire l'avantage en nature de son revenu imposable.</div>

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Contrairement à la note de frais, le justificatif doit mentionner un certain nombre d'éléments pour être conforme, à savoir :

• La date de la dépense ;
• Le détail de la dépense ;
• Le montant de la dépense ;
• Le taux applicable ;
• Le nom du fournisseur.

Un reçu, une facture avec la mention "payée" ou même un ticket de caisse constitue un justificatif valable. Veillez tout de même à vérifier que l'ensemble des mentions obligatoires soient bien indiquées pour éviter les mauvaises surprises. Attention ! Le ticket de carte de paiement n'est généralement pas suffisant pour prouver la dépense.

Les notes de frais ainsi que leurs justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans. L'archivage numérique est possible depuis 2016. La loi reconnaît désormais la valeur probante du support numérique au même titre que le support papier. Autrement dit, une facture numérique aura la même valeur légale qu'une facture papier.

Le cas des frais de repas

La méthode de forfait

La méthode de forfait, c'est le versement d'une allocation forfaitaire soumise aux plafonds fixés par l'Administration fiscale. Les barèmes sont réévalués tous les ans.

Voici le barème 2024 pour les frais de repas :

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Le remboursement forfaitaire n'exige pas de produire des justificatifs de paiement. Vous devez toutefois être en mesure de prouver que la dépense a bien eu lieu dans un contexte professionnel. Cette formule est intéressante lorsque les déjeuners professionnels apparaissent comme des situations récurrentes dans le cadre de votre activité, par exemple.

La méthode du remboursement aux frais réels

Le montant exact des frais avancés est remboursé. Il faut ici présenter un justificatif de paiement détaillé. C'est cette méthode qui est le plus souvent privilégiée.

Si vous avez invité l'un de vos clients à déjeuner, il conviendra d'établir une note de frais spécifique, mentionnant :

• Le nom du client ;
• La profession du client ;
• Le nom de son entreprise.
  

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Le cas du remboursement des frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques est effectué en prenant en compte le barème fixé par l'URSSAF. Les paramètres pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques sont les suivants :

• Le nombre de kilomètres parcourus ;
• La puissance fiscale de votre véhicule.

La puissance fiscale renvoie à la puissance théorique du moteur. Elle figure sur la carte grise du véhicule.

La note de frais kilométriques doit rassembler les informations suivantes :

• La date du déplacement ;
• Le motif du déplacement ;
• Le nombre de kilomètres total parcouru ;
• Le nom et l'adresse exacts des clients visités ;
• La puissance fiscale du véhicule.

Veillez donc à noter ces éléments au fur et à mesure et à les communiquer rapidement à l'entreprise.

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Récupérer la TVA sur une note de frais

Il est possible de récupérer la TVA sur certaines dépenses faisant l'objet d'une note de frais. Pour ce faire, veillez à cocher ces trois conditions :

• Le justificatif de paiement fait apparaître le taux et le montant de la TVA ainsi que le montant toutes taxes comprises (TTC) ;
• Le justificatif de paiement est libellé au nom de l'entreprise ;
• La dépense a été engagée dans l'intérêt de l'entreprise.

Attention ! Certaines dépenses n'ouvrent pas droit à déduction : la TVA n’est donc pas récupérable. C'est notamment le cas des frais de transport de personnes (ticket de bus, de parking, billet de train et d'avion, etc.) et des frais d'hébergement.

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Comptabiliser une note de frais

Chaque note de frais doit apparaître dans votre comptabilité d'entreprise. Ainsi, il convient d'enregistrer la note de frais dans le journal des achats et de débiter les comptes de charges correspondants à la nature de la dépense.‍ Le journal des achats regroupe l’ensemble des écritures d’achat de marchandises, de matière première et les frais généraux de l’entreprise. Concrètement, il faut indiquer :

• La date de l’opération ;
• Le numéro de la facture ;
• Le montant du débit et du crédit ;
• Le compte de charges pertinent en fonction de la nature de la dépense ;
• Le libellé comptable, à savoir une rapide description de l’origine de l’opération.

La charge désigne un bien ou un service consommé par l'entreprise.

En règle générale, les comptes de charges à utiliser pour les notes de frais sont les suivants :

• Le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les remboursements des frais de déplacements professionnels (billet de train, d'avion, ticket de parking, péages, etc.) ;
• Le compte 6256 « Missions » pour les frais de logement ;
• Le compte 6257 « Réceptions » pour le remboursement des invitations au restaurant ;
• Le compte 6234 « Cadeaux à la clientèle » ;
• Le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » pour le remboursement des abonnements téléphoniques du mobile pro, les frais d'envoi ;
• Le compte 6181 « Documentation générale » pour les revues et la presse non professionnelles ;
• Le compte 6183 « Documentation technique » pour les revues professionnelles ;
• Le compte 6063 « Produits d’entretien et de petit équipement » pour le remboursement de petit matériel ;
• Le compte 6064 « Fournitures administratives » pour le défraiement des fournitures de bureau.

Vous pouvez retrouver l'ensemble des comptes de charges au sein du plan comptable général.

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Gérer ses notes de frais : nos conseils

Les notes de frais se multiplient à mesure que votre entreprise se développe. Si la gestion des notes de frais vous semblait facile au début de votre activité, elle vous demande aujourd'hui une grande organisation qui réclame du temps ! Une tâche laborieuse, chronophage et parfois stressante... D'autant que l'Administration fiscale veille au grain. Elle est intransigeante vis-à-vis de la légalité du remboursement des frais pro et peut réaliser des opérations de contrôle de l'URSSAF. Voici nos 3 conseils pour vous aider à gérer vos notes de frais avec plus de sérénité.

Imposer des délais pour récolter des justificatifs de paiement

Quel délai pour une note de frais ?

Aucun délai n'est prévu par la loi. Il doit simplement être raisonnable.

Toutefois, vous avez la possibilité d'imposer des délais pour faire parvenir l'ensemble des justificatifs ouvrant droit aux remboursements. Et c'est même conseillé !

Cette solution limite le risque de voir des notes de frais incomplètes s'accumuler sur les bureaux de votre service comptable.

Opter pour un logiciel de gestion de notes de frais

Le plus laborieux dans la gestion des notes de frais est la collecte de l'ensemble des justificatifs de paiement. Bien souvent, les reçus et autres tickets de caisses finissent à la poubelle ou au fond du sac. Difficile de mettre la main dessus lorsque nous en avons besoin.

Pour palier à ce problème d'organisation, il peut être judicieux de recourir à une solution de gestion de note de frais. Chaque collaborateur photographie ses justificatifs et les envoie directement via l'application. La note de frais est créée en quelques clics. Rapidité, fiabilité, organisation simplifiée, la dématérialisation offre de multiples avantages.

C'est d'ailleurs ce que nous proposons chez Blank. Avec l'appareil photo de votre Smartphone, photographiez votre note de frais. Celle-ci s'enregistre directement dans votre application pour ensuite être traitée.

Utiliser une carte affaires pour simplifier ses notes de frais

Vos collaborateurs effectuent régulièrement des voyages d’affaires ? La carte affaires peut être une solution intéressante pour leur éviter d'avancer de nombreux frais liés à leur activité professionnelle ! Il s'agit d'une carte exclusivement dédiée aux dépenses de l'entreprise. Grâce à elle, vos salariés peuvent payer l'ensemble de leurs frais professionnels : frais de déplacements, de repas, d'hébergement… En bonus, vous bénéficiez d’un suivi en temps réel sur les dépenses engagées, et d’une meilleure vision de votre trésorerie !

Attention ! L'utilisation d'une carte affaires ne vous dispense pas d'établir une note de frais. Il faudra collecter un justificatif de paiement valable pour prouver chacun des frais avancés.

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Vous savez désormais tout sur la note de frais 😉. Veillez donc bien à conserver tous vos justificatifs de paiement pour être certain de vous faire rembourser la somme engagée !