Me faire rembourser mes frais kilométriques par mon employeur

Carburant, frais d'entretien, d'assurance, de parking et de péage, frais de repas pris sur la route, frais de carburant… Les finances de l'automobiliste sont souvent mises à rude épreuve. Les frais de déplacement sont gourmands ! Et ce, sans oublier les pannes qui font grimper la facture ! Posséder une voiture, un camion ou un scooter représente un certain budget. Et parfois, vous n'avez pas d'autres choix que d'utiliser votre véhicule personnel pour effectuer des trajets professionnels. Sachez que vous pouvez être remboursé de vos frais kilométriques grâce à ce qu'on appelle la puissance administrative (ou puissance fiscale) qui se calcule via un barème en fonction de votre véhicule ! Ainsi, une déduction forfaitaire (fiscale, sociale) ou un remboursement est parfois possible. Quelles sont les conditions et les modalités de calcul du remboursement des frais kilométriques ? Nous vous expliquons tout dans cet article dédié.

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Frais kilométrique : définition

Lorsque vous effectuez un déplacement à titre professionnel, il est possible que vous soyez amené à avancer des frais. Une nuit à l'hôtel, un repas au restaurant, un billet de train, un plein de carburant... Ces dépenses constituent des frais de déplacement et plus globalement, des frais professionnels.

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Les frais kilométriques appartiennent à une catégorie spécifique de frais de déplacement. Ils désignent l'ensemble des frais engagés par le salarié ou le chef d'entreprise lorsque celui-ci utilise son véhicule personnel lors d'un déplacement professionnel. Ces frais sont à considérer dans votre comptabilité d’entreprise.
Ainsi, ils recouvrent :

• La consommation de carburant ;
• Les dépenses liées à l'entretien et à la réparation (nettoyage, changement des pneus, etc.) ;
• La dépréciation du véhicule ;
• L'assurance auto ;
• L’achat de protections (casques, etc.) pour les deux-roues.

Toutefois, il est à noter que certains frais liés à l'usage du véhicule ne sont pas pris en compte dans les frais kilométriques. Il s'agit des frais de stationnement et de péages. Ne vous inquiétez pas, ceux-ci sont également remboursés au titre des frais de déplacement. Ils doivent simplement être inscrits dans des notes de frais séparées, et faire l'objet de justificatifs (factures, devis, facture avec la mention de la TVA).

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Les conditions de remboursement des frais kilométriques

La prise en charge des frais kilométriques est très encadrée. Pour bénéficier d'indemnités kilométriques, il faut cocher toutes les conditions suivantes :

• Vous utilisez votre véhicule personnel ;

• L'utilisation de votre véhicule est liée à un déplacement dans le cadre de votre activité professionnelle.

Il ne doit pas s'agir d'un véhicule de fonction. Vous devez figurer comme propriétaire sur la carte grise.

Par exemple, vous vous déplacez dans le cadre d'une opération de démarchage commerciale chez un prospect, vous vous rendez chez un client, vous livrez un produit, vous récupérez de la marchandise chez un fournisseur, etc.

• Vous parcourez un déplacement à plus de 50 km ou à plus d'1 h 30 en transport en commun de l’entreprise.
  
• Vous justifiez des dates, des lieux de déplacement, du nombre de kilomètres parcourus et de l'identité des personnes visitées pendant votre déplacement (client, fournisseur, etc) pour les communiquer à l'entreprise.
  
• Vous êtes salarié, associé ou dirigeant de l'entreprise concernée.

L'ancienneté et le statut ne sont pas considérés dans l'octroi des indemnités. Vous en bénéficiez, que vous soyez salarié depuis quelques jours, cadre depuis plusieurs mois, ou dirigeant depuis plusieurs années.

Sachez que l'Administration fiscale est très vigilante aux abus et n'hésite pas à effectuer des opérations de contrôles réguliers dans les entreprises concernant le remboursement des frais kilométriques. Veillez à bien respecter l'ensemble des conditions ci-dessus évoquées ci-dessus. En cas de doute, faites appel à un expert pour vous épauler ! Et pour les petits budgets, n'oubliez pas que des logiciels de comptabilité gratuits existent.

Le cas spécifique du trajet domicile-travail

Comment déclarer ses revenus et déduire ses frais lorsque l'on travaille depuis son domicile ? Dans ce cas, les choses se compliquent.

En règle générale, le trajet domicile-travail est exclu de l'indemnisation. Celle-ci vise seulement les trajets à des fins professionnelles. On considère, en effet, que l'utilisation du véhicule personnel pour se rendre sur son lieu de travail n'est pas un déplacement professionnel.

‍L'employeur est tout de même tenu de prendre en charge l'abonnement mensuel en transport en commun de ses salariés à hauteur de 50 %. Cependant, il est possible de déroger à ce principe si vous remplissez les critères suivants :

• Vous êtes dans l'incapacité de recourir à d'autres moyens de transport. C'est notamment le cas si vous résidez dans une zone peu (ou pas) desservie par les transports en commun (zone rurale par exemple) ou que vous travaillez en horaires décalés.

• Vous utilisez votre véhicule personnel pour aller jusqu'à votre lieu de travail. À ce titre, vous ne pouvez pas vous faire transporter en co-voiturage par un collègue qui bénéficie lui aussi du remboursement de ses frais kilométriques. Si cela arrive occasionnellement, il convient de le mentionner à votre entreprise, qui déduira ces trajets de vos remboursements.
  

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Le calcul du remboursement des frais kilométriques

Maintenant que vous êtes au clair avec les conditions d'octroi du remboursement des frais kilométriques, venons-en au cœur du sujet : les modalités de calcul 😉 !
Le remboursement prend la forme de déductions forfaitaires calculées à partir de barèmes kilométriques fixés par l’Administration fiscale. Ce barème des frais change en fonction de la nature du véhicule (nous l'abordons dans les points suivants).

Le calcul des frais se fait sur la base des justificatifs (factures, devis) que vous produisez. Ne les oubliez pas !
Il existe plusieurs barèmes selon le type de véhicule utilisé.

Barème kilométrique 2020 pour automobiles

Le calcul s'établit sur le barème fiscal qui considère les critères suivants :

• Le nombre de kilomètres parcourus ;
• Le nombre de chevaux fiscaux (ou puissance fiscale)

Le nombre de chevaux fiscaux correspond à la puissance du moteur. Vous trouverez cet élément sur la carte grise de votre véhicule.‍

Prenons un exemple pour bien comprendre le calcul à effectuer pour déterminer le montant des frais kilométriques.‍

Camille est photographe freelance. En ce moment, elle est en mission dans une agence située en plein cœur de Bordeaux. Un jeune couple décide de faire appel à ses services pour immortaliser leur mariage. Camille utilise son véhicule personnel pour se rendre à la cérémonie qui a lieu à Arcachon. À cette occasion, elle parcourt 130 km aller/retour. Son véhicule a une puissance de quatre chevaux fiscaux. L'ensemble de ses déplacements professionnels ne dépasse pas les 5 000 km par an.

‍➡️ L'indemnité kilométrique pour ce trajet s'élèvera à 0,523 × 130 = 67,99 euros.

Barème kilométrique 2020 pour les motos

Le barème kilométrique diffère pour les motos, mais les critères (nombre de kilomètres parcourus, nombre de chevaux fiscaux) considéré restent identiques.

Barème kilométrique 2020 pour les deux-roues (cyclomoteurs)

Le barème kilométrique applicable aux cyclomoteurs est, lui aussi, différent, mais les paramètres sont les mêmes.

Frais kilométriques et vélo

Vous effectuez vos déplacements professionnels à vélo ? Bonne nouvelle ! L'employeur peut récompenser ses sportifs en proposant le remboursement de leur frais kilométrique à hauteur de 25 centimes d'euros par kilomètre parcouru.

Le cas spécifique des frais kilométriques pour la nounou

Vous employez une assistante maternelle et celle-ci utilise son propre véhicule pour effectuer les allers-retours qui permettent d'aller chercher vos enfants à l'école ou à la crèche ? Vous devez l'indemniser de ses frais kilométriques.

Le montant de l'indemnisation se calcule en fonction d'un nouveau barème, qui correspond au barème kilométrique des fonctionnaires.

Une nouvelle fois, les critères à estimer dans le calcul de l'indemnité sont le nombre de kilomètres parcourus et le nombre de chevaux fiscaux.
Votre garde d'enfants parcourt une distance parcourue de 900 km, sur l'ensemble de l'année scolaire, pour récupérer vos enfants à l'école. Elle utilise son véhicule personnel qui a une puissance de 5 CV. Vous allez donc devoir lui verser un total de (900 × 0,29 = 261) 261 euros au titre du remboursement de ses frais kilométriques.

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La déduction des frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques représente autant un avantage pour l'entreprise que pour le salarié :

• Il n'intègre pas le résultat imposable de l'entreprise et n'est donc pas soumis aux cotisations sociales ;
• Il n'intègre pas le revenu imposable du salarié.

À cet égard, deux options s'offrent au salarié :

• Il peut déduire le remboursement de ses dépenses kilométriques aux frais réels ;
• Il bénéficie d'une réduction d'impôt avec un abattement de 10 % sur son revenu imposable qui compense les frais kilométriques.

À lui de déterminer quelle option est la plus avantageuse !

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Note de frais kilométrique : notre modèle gratuit

Enfin, pour vous accompagner au mieux, profiter ci-dessous de notre modèle gratuit ! Adaptable à chaque véhicule et chaque indépendant, ce modèle de note de frais kilométriques est très simple. À vous de jouer !

En-tête de la note de frais kilométriques

Étape 1 : créez un premier tableau ou un en-tête à part qui précise les informations suivantes :

• Votre prénom et nom ;
• La marque et/ou le modèle du véhicule ;
• La puissance fiscale qui vous concerne.

Contenu de la note de frais kilométriques

Étape 2 : en fonction de vos différents frais, créez puis remplissez le modèle de tableau suivant.

Pensez à indiquer à la fin de votre tableau le total du montant dans la devise correspondante.

Il ne vous reste plus qu'à passer à l'action 🚀 ! Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, ou simplement, le pack Office, vous pouvez bien-sûr personnaliser ce document.

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