La comptabilité en micro-entreprise

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Le terme « comptabilité » suscite en vous des sueurs froides ? Rassurez-vous : vous n'avez pas besoin d'être un expert des chiffres pour piloter votre comptabilité en micro-entreprise (anciennement auto-entreprise). Fini les formules complexes et les calculs à rallonge  : les obligations comptables du micro-entrepreneur (ex statut auto-entrepreneur) ont la particularité d'être allégées. C'est même tout l'intérêt de ce régime fiscal ! Quelles sont-elles ? Comment gérer facilement sa comptabilité au quotidien ? Comment bien gérer votre comptabilité améliore aussi votre activité professionnelle  ? Suivez le guide.

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Une comptabilité allégée en micro-entreprise

La tenue d’une comptabilité stricte est souvent la bête noire des personnes qui souhaitent se lancer dans l’entrepreneuriat. Mais en micro-entreprise, gérer sa comptabilité est un jeu d’enfant ou presque ! Le micro-entrepreneur bénéficie, en effet, d’un allègement des obligations comptables. Cette comptabilité simplifiée offre plusieurs avantages :

• Des démarches comptables réduites ne demandant pas d’expertise : aucune obligation d’éditer des comptes de résultats, des bilans comptables ou autres documents nécessitant l’intervention d’un expert-comptable.
• Une déclaration fiscale simplifiée : les recettes encaissées par l’entreprise sont uniquement déclarées à l’Urssaf pour le paiement des cotisations sociales, puis au moment de la déclaration de revenus annuelle et imposés au titre de l’impôt sur le revenu.
• Une franchise en base de TVA tant que le chiffre d’affaires annuel est inférieur à un certain seuil. En clair, le micro-entrepreneur ne collecte pas, et donc ne reverse pas de TVA à l’administration fiscale tant qu’il n’atteint pas le plafond fixé par l’État.
• Pas de déduction de charges possible, ce qui simplifie considérablement la comptabilité.

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Les obligations comptables du micro-entrepreneur

Bonne nouvelle : en tant que micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur), vous bénéficiez d'un régime simplifié et d'une comptabilité ultra simplifiée. Vos charges sociales aussi sont allégées. C'est une des particularités de ce régime social (qui n'est pas un statut juridique !).

Ainsi, contrairement aux entreprises soumises au régime réel normal ou simplifié, vous n’avez pas l'obligation d'établir des comptes annuels, un compte de résultat et un bilan comptable. Et ce, quelle que soit votre forme juridique (entreprise individuelle, etc.) du moment que vous êtes micro-entrepreneur. 

La seule obligation ou contrainte à retenir : le dépassement de vos plafonds de chiffre d'affaires. C'est pourquoi tenir votre comptabilité avec soin est aussi un moyen de bien piloter votre activité et de rester vigilant.

Tour d'horizon des obligations comptables qui incombent aux micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs).

La tenue d'un livre des recettes

Le livre des recettes est un livre comptable qui répertorie l'ensemble de vos encaissements. Soyez minutieux quant à la tenue du livre des recettes. Chaque donnée doit être organisée de façon chronologique (cf. exemple ci-dessous). Par ailleurs, vous devez indiquer les éléments suivants :

• Le montant et l'origine des recettes ;
• Le mode de règlement des encaissements ;
• La référence des pièces justificatives.

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Prenons un exemple pour bien comprendre comment tenir son livre des recettes :‍

Depuis avril 2024, Marie exerce comme rédactrice web indépendante. Elle a opté pour la micro-entreprise pour exercer son activité. Marie a d'ores et déjà :

• Écrit deux articles pour un magazine en ligne pour un montant total de 400 € ; 
• Écrit une page de vente pour une entreprise de bricolage pour un montant de 300 € ;
• Écrit une séquence e-mail pour une start-up du digital pour un montant de 300 €.

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Son livre des recettes encaissées s'organisera de la manière suivante :

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<div class="emphase-rt notif">Important :</BR>Il n'y a ni forme ni support imposé pour présenter son livre des recettes. La seule contrainte est de faire apparaître l'ensemble des mentions obligatoires ainsi que vos encaissements de manière chronologique. Rien n'interdit aux adeptes du papier d'utiliser un cahier. Toutefois, nous vous recommandons de présenter votre document sous la forme d'un tableau pour une meilleure lisibilité et, a minima, de vous servir d'un logiciel de tableur comme Excel.</div>

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‍💡Découvrez aussi notre article sur micro-entreprise et chômage.

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La tenue du registre des achats

Le registre des achats est un livre comptable qui regroupe toutes les dépenses de la micro-entreprise.‍

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Attention : seuls les micro-entrepreneurs appartenant au régime des BIC (bénéfices industriels et commerciaux), et plus particulièrement ceux qui exercent une activité commerciale ou de prestation de logement sont concernés par cette obligation. Les micro-entrepreneurs BNC (bénéfices non commerciaux) n’ont pas besoin de tenir un tel registre. 

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Comme le livre des recettes, le registre doit être organisé de manière chronologique et comporter l'ensemble des mentions suivantes :

• La date de paiement de la facture/de l’achat ; 
• La référence des pièces justificatives (notes, tickets, factures) ; 
• Le nom du fournisseur ou vendeur auprès de qui l’achat a été effectué ; 
• Le mode de règlement de l’achat ; 
• Le montant de l’achat ; 
• La nature de l’achat.

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Mathilde est créatrice de bijoux. Elle vend ses créations par l'intermédiaire d'une plateforme en ligne spécialisée dans les produits faits à la main. Pour créer ses bijoux, elle a besoin de matériel et a notamment passé les commandes suivantes :

• 400 perles auprès d'un grossiste pour un montant de 20 € ; 
• 2 mètres de chaîne auprès d'un autre grossiste pour un montant de 5 € ; 
• 1 rouleau de tissu auprès d'une mercerie pour un montant de 50 €.

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Mathilde a opté pour le régime de la micro-entreprise. Elle exerce une activité commerciale et doit donc tenir un registre des achats.

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Son registre des achats s'organise de la manière suivante :

Pour rappel, il n’y a pas de règle pour présenter son registre des achats, mis à part les mentions obligatoires et l'inscription des dépenses par ordre chronologique.

La conservation des documents comptables et des pièces justificatives pendant 10 ans 

Vous devez conserver l’ensemble de vos documents comptables (livre des recettes, registre des achats) et pièces justificatives (factures émises et reçus, bons de commande, devis signés) pendant un délai de 10 ans. 

Ces documents pourront vous être demandés en cas de contrôle de l’administration fiscale. Vous risquez une amende pouvant aller jusqu’à 1500 € en cas de non-respect de cette obligation. Vous devez conserver vos déclarations d’impôt et vos avis d’imposition sur le revenu pendant une durée de 3 ans.

‍Établir des factures

Les indépendants, y compris les micro-entrepreneurs, ont l'obligation d'établir une facture au moment de la vente d'un bien ou d'une prestation de service.

Ce document est très important. Il constitue le justificatif officiel de la transaction opérée avec le client. Toute facture doit être conservée pendant au moins 10 ans. Pour être conforme, elle doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

• La mention « facture » ; 
• La date de la facture ; 
• Le numéro de la facture unique ; 
• Votre identité (dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique) ; 
• L’identité du client (dénomination sociale - ou nom s’il s’agit d’un particulier - adresse) ; 
• La somme totale hors taxe et toutes taxes comprises ; 
• Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ; 
• Les conditions de règlement de la facture ; 
• Le montant, le taux applicable et le numéro d’identification à la TVA, si vous y êtes assujetti. En cas de dispense de TVA, indiquer « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur la facture.

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Pour rappel, vous profitez de la franchise de TVA si votre chiffre d'affaires annuel hors taxe ne dépasse pas les seuils suivants :

• 91 900 € pour les activités de commerce et d'hébergement ; 
• 36 800 € pour les activités de prestations de services et les professions libérales ; 
• 44 500 € pour les activités réglementées des avocats, pour les revenus des artistes-interprètes et pour les droits d’auteur.

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Chaque facture doit être établie en deux exemplaires (un pour votre client, un autre pour votre comptabilité).

Établir un devis avant de réaliser une prestation n’est pas une obligation et est toujours facultatif entre professionnels. Il devient, cependant, obligatoire lorsque vous proposez une prestation à un particulier dans les cas suivants :

• Le client vous le demande.
• Le montant de la prestation (vente de marchandises ou de service) est supérieur à 1 500 €.
• La nature de la prestation concerne des services de dépannage ou des travaux.
• La prestation de service à la personne affiche un montant mensuel supérieur à 100 €.

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Pour être conforme aux exigences légales, il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• la mention « devis » ou « proposition de prix » ;
• la date du devis ;
• le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise ;
• le statut juridique de l'entreprise, le numéro SIREN (ou RM si vous êtes un artisan) ;
• le numéro individuel d'identification à la TVA, si vous y êtes assujetti ;
• le nom et l’adresse du client ;
• la somme globale hors taxe et toutes taxes comprises de la transaction, en indiquant les taux de TVA applicables ;
• le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
• les conditions de paiement, de livraison et d'exécution du contrat ;
• les dates et la durée estimées de la prestation ;
• le montant des pénalités de retard de paiement.

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<div class="emphase-rt notif">Important :</br>Un devis signé par les deux parties formalise le contrat de vente, ce qui signifie que chaque signataire doit alors tenir ses engagements selon les modalités prévues dans le document.</div>

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Pour créer vos devis et factures facilement et rapidement, deux options s'offrent à vous :

• Le recours à un logiciel de facturation ;
• La création de vos propres factures à partir d'un tableur Excel.

L'ouverture d'un compte dédié à l'activité

Les micro-entrepreneurs ont l'obligation d'ouvrir un compte dédié à leur activité lorsque leur chiffre d'affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années consécutives. Le compte est réservé aux opérations relatives à la micro-entreprise à savoir :

• Le règlement des factures par les clients 
• Le paiement des dépenses liées à l'activité (achat de fournitures, etc.) 
• Le paiement des charges et impôts (CFE, cotisations sociales, impôt sur le revenu, etc.) 
• L'obtention d'un prêt professionnel 
• Le versement de la rémunération du micro-entrepreneur vers son compte personnel

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<div class="emphase-rt notif">Attention : ce compte ne peut pas être utilisé par le micro-entrepreneur pour ses dépenses personnelles.</div>

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Quoi qu'il en soit, nous vous recommandons fortement d'ouvrir un compte dédié à votre activité, et cela même si vous êtes en deçà des seuils fixés par la loi.

En plus de simplifier la gestion de votre micro-entreprise, cela vous permet d'avoir une meilleure visibilité sur votre trésorerie, vos recettes et dépenses.

Vous gagnez également du temps lorsque vous êtes à la recherche d'une opération professionnelle spécifique, notamment en cas de contrôle de l'administration fiscale.

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Pourquoi bien tenir sa comptabilité ?

Tenir sa comptabilité n’est pas une simple option offrant une meilleure organisation financière. En micro-entreprise, même si la comptabilité est simplifiée, tenir un livre des recettes et des dépenses est une obligation légale. Il est donc indispensable de le faire pour rester en conformité avec la loi et éviter des sanctions en cas de contrôle.

Parallèlement, une comptabilité rigoureuse permet de suivre précisément les entrées et sorties d'argent et de connaître la rentabilité de votre activité. Elle facilite notamment les démarches pour réaliser les déclarations de chiffre d'affaires à l'Urssaf ainsi que la déclaration annuelle de revenus. Dans cette perspective, elle permet également de prévoir et anticiper les cotisations sociales et impôts à payer, pour une meilleure planification financière.

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3 conseils de Blank pour bien piloter sa comptabilité en micro-entreprise

Utiliser un logiciel de comptabilité

En tant que micro-entrepreneur, il est inutile d'investir dans un logiciel de comptabilité coûteux et complexe. Vous bénéficiez d'une comptabilité ultra simplifiée. 

Être rigoureux et organisé jour après jour

La clé d’une comptabilité organisée, c’est la rigueur ! Ne remettez pas au lendemain ce que vous pouvez faire aujourd’hui. Nous savons que vos journées sont déjà bien remplies, mais cet effort à court terme est indispensable afin de : 

• Gagner un temps précieux à la fin de votre exercice comptable ; 

• Limiter les risques d’oublis.

Conserver et sécuriser ses documents et justificatifs dans le Cloud

En tant qu'entrepreneur, vous avez l'obligation de conserver l'ensemble de vos factures pendant 10 ans. Il est possible d’imprimer ses justificatifs et de les garder dans des dossiers physiques. Cependant, cette solution n’est pas très sécurisée. Le risque de pertes, de vols ou de dégâts est récurrent. 

Vous pouvez également décider de conserver vos documents au sein d’une base de données informatisée. Encore une fois, cette alternative a ses limites. Une panne informatique, un piratage… Et ce sont toutes vos données qui disparaissent. À ce jour, le stockage dans le Cloud est la solution la plus fiable. Vos documents bénéficient d’une plus grande sécurité et sont accessibles en quelques clics à partir d’une simple connexion Internet.

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Comme vous avez pu le constater, la micro entreprise ne nécessite pas d'obligations comptables complexes. Soyez néanmoins rigoureux et gardez des justificatifs de vos transactions 😉.

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La comptabilité ultra-simplifiée de la micro-entreprise en fait un atout majeur. Pensez-y 😉 !

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‍FAQ

Faut-il faire appel à un expert-comptable pour gérer la comptabilité d’une micro-entreprise ?

Il n'est généralement pas nécessaire de faire appel à un expert-comptable pour gérer la comptabilité d'une micro-entreprise. Le régime micro-entrepreneur est conçu pour être simple, avec des obligations comptables réduites qui ne demandent pas de compétences particulières, si ce n’est une certaine rigueur.

Quels outils utiliser pour gérer la comptabilité d’une micro-entreprise efficacement ?

Pour gérer la comptabilité d'une micro-entreprise de manière efficace, plusieurs types d'outils sont à votre disposition :

• Logiciels de comptabilité sur PC ou en ligne ; 
• Applications mobiles permettant de suivre les dépenses et recettes ou d’éditer des devis et factures ; 
• Ae tableur Excel ou autre pour créer et personnaliser les modèles de devis/factures ainsi que les registres de recettes/achats ; 
• Comptes professionnels en ligne comprenant des options de gestion comptable, comme le compte Blank.

Quels justificatifs de dépense faut-il conserver en micro-entreprise ?

En tant que micro-entrepreneur, il est important de conserver tous les justificatifs de dépense en lien avec l’activité professionnelle. Cela comprend :

• Les factures établies par les fournisseurs et prestataires employés ; 
• Les tickets de caisse, de péage, de stationnement ; 
• Les relevés de compte ; 
• Les bordereaux de chèques ; 
• Les confirmations de virement ; 
• Les quittances de loyer concernant un local professionnel ; 
• Les contrats d’abonnements ou de services en ligne ;
• Les avis d’imposition, de CFE, etc..