Comment réaliser un devis en tant que micro-entrepreneur ?

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En tant que micro-entrepreneur, vous profitez d'obligations comptables allégées. Pour autant, vous n'êtes pas dispensé d'émettre des devis et des factures en bonne et due forme. À quoi sert le devis ? Est-il toujours obligatoire ? Comment faire un devis de micro-entrepreneur en règle ? Que faire figurer dessus ? Existe-t-il des logiciels gratuits pour créer un devis ? Ou des outils de gestion et personnalisation des devis ? Factures et devis, quelles différences ? Vous aurez tous les détails dans cet article.

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Qu'est-ce qu'un devis ?

En micro-entreprise, vos prospects vont formuler une demande de devis avant de vous passer leur commande.

Le devis formalise votre proposition de vente en tant que micro-entrepreneur, soit, une prestation de services ou une offre de produits.

Il fixe ainsi par écrit le prix et le périmètre (l'exécution) de la prestation. Par exemple : une consultation pour un graphiste, ou encore, l'exécution des travaux pour un artisan. Soit, les délais, la façon de faire, la date de début de la mission...

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🔍 Focus : devis ou facture ? Le devis encadre vos prestations de services, la facture les récapitule et y met fin en demandant un paiement. Devis et factures sont donc complémentaires. Établir une facture est obligatoire, pas un devis.‍

Un devis signé par toutes les parties équivaut à un contrat de vente. Vous devez exécuter la prestation au prix proposé tandis que votre client doit vous rémunérer selon les modalités prévues dans le devis.

Le devis auto-entrepreneur doit toujours être envoyé avant de réaliser et de facturer une prestation. Il permet notamment :

• D'informer un potentiel client du tarif de la prestation et lui permettre de comparer vos offres avec celles de vos concurrents ;
• De dissiper les malentendus quant au prix et à l'étendue de la prestation et prévenir le risque de litige (des impayés) ;
• De sécuriser la transaction. Une fois signé, il constitue une garantie supplémentaire pour l'une et l'autre des parties que la prestation sera réalisée et que le prix sera payé ;
• Il peut servir de preuve devant un juge en cas de recouvrement judiciaire suite à un impayé, tout comme la facture.

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Auto-entrepreneurs, veillez à bien conserver vos devis afin de pouvoir les inclure à votre livre des recettes parmi l’ensemble des pièces justificatives (factures, bon de commande, etc) et gagner du temps en cas de contrôle de votre Centre de Formalités des Entreprises (CFE).

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Le devis en micro-entreprise est-il obligatoire ?

En principe, pour le micro-entrepreneur le devis n'est pas obligatoire. D’ailleurs, le devis est toujours facultatif pour les prestations entre professionnels.

Cependant, la rédaction d’un devis est recommandée pour toutes les raisons évoquées plus haut.

En revanche, lorsque vous réalisez des prestations auprès d'un particulier, sachez qu’il existe certaines situations pour lesquelles rédiger un devis est obligatoire. C’est le cas si :

• Vous proposez des services à la personne d’un montant supérieur à 100 € ;
• Les prestations dont le montant dépasse 1.500 € ;
• Vous proposez des services de déménagement ;
• Vous proposez des prestations funéraires ;
• Vous proposez des prestations de réparation, entretien et dépannage dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de maison, sauf en cas d’intervention d’urgence (dégât des eaux). Exemple : services de maçonnerie, de serrurerie, de plomberie, de peinture.
• Le client fait une demande de devis.

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Exemple devis micro-entrepreneur :

‍Estelle est développeuse web. Elle exerce son activité sous le régime de la micro-entreprise. Une compagnie d'assurance fait appel à ses services : elle souhaiterait créer une application mobile pour permettre à ses clients de gérer leur contrat et déclarer leurs sinistres via leur smartphone.

Estelle n'est pas obligée d'émettre un devis puisque la prestation s'adresse à un professionnel. Toutefois, dans un souci de transparence et par mesure de précaution, elle décide de créer un devis.

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Faire un devis en micro-entreprise : les mentions obligatoires

Le devis est soumis à quelques règles de formalisme. Il ne suffit pas de préciser le prix et la prestation réalisée pour établir un document valable.

Un devis conforme doit reprendre une dizaine de mentions obligatoires. Voici un exemple de devis complet :

• La mention « devis » ;
• Le nom, la raison sociale et l'adresse de l'entreprise. En tant que micro-entrepreneur, vous exercez en votre nom propre. Vous devez alors indiquer votre nom à la place de la raison sociale ;
• Votre numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et/ou au Répertoire des Métiers, selon que vous exerciez une activité commerciale ou une activité artisanale ;
  Cette mention ne vous concerne pas si vous n'êtes pas immatriculé, ce qui est par exemple le cas si vous exercez une activité libérale ;
• La date d’émission du devis ;
• La date de validité du devis (un nouveau devis pourra être émis à d’autres conditions si la commande est validée après cette date) ;
• Le numéro de devis ;
• À l’instar du numéro de facture, vous devez déterminer un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue (exemple : 001, 002, 003)
• Le nom et l’adresse du client ;
• Le décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
• La montant total hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) de la transaction, en indiquant les taux de TVA applicables ;
• Le numéro individuel d'identification à la TVA ainsi que le montant et le taux de TVA applicable. Si vous bénéficiez du régime de la franchise en base de TVA, vous devez indiquer la mention « TVA non-applicable, article 293 B du Code Général des Impôts » ;
• La date et la durée estimées de la prestation ;
• Le taux de l’indemnité forfaitaire appliquée en cas de retard de paiement ;
• La signature du micro-entrepreneur ;
• La signature du client, la date de la signature et la mention « Bon pour accord ».

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Il existe d'autres mentions obligatoires qui concernent plus particulièrement les micro-entrepreneurs artisans pour leur devis/facture :

• Les frais de déplacement ;
• Le taux horaire de la main d'œuvre toutes taxes comprises (TTC).

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<div class="emphase-rt pop">Donner un devis à un acheteur potentiel n’est pas anodin. Soyez attentif aux mentions obligatoires. Chaque oubli ou erreur est passible d'une amende de 1500 €, majorée à 3 000 € en cas de récidive.</div>

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💡Découvrez notre article sur la TVA en micro-entreprise.

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Intégrer les mentions utiles et spécifiques à votre activité

En fonction de votre activité, il peut être judicieux d'ajouter des mentions supplémentaires, comme :

• Le nombre de corrections que le client peut vous demander, et le cas échéant, le tarif par modifications supplémentaires ;
• Les cas pouvant entraîner une réévaluation du prix à la hausse ;
• Le montant des pénalités en cas retard de paiement ;
• Le montant des acomptes ;
• La durée de validité de l'offre. Vous pouvez définir librement la durée de validité du devis en gardant en tête qu'elle doit être raisonnable et proportionnelle à la prestation envisagée. En moyenne, ce délai est de 3 mois.

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Dans tous les cas, tâchez d'être le plus complet possible lorsque vous rédigez un devis.

Soigner la mise en page du devis

L'édition d'un devis est relativement libre. La seule contrainte formelle est de faire apparaître les mentions obligatoires. Ce n'est pas pour autant qu'il faut négliger la présentation de votre devis. Un devis soigné, lisible et aéré est un gage de professionnalisme :

• Mettez en évidence les informations importantes comme le prix et le détail de la prestation ;
• Organisez les informations de manière cohérente, listez la ou les prestations et indiquez en face le tarif ;
• Opter pour une présentation sous forme de tableau, plus lisible.

Concrètement, il faut que votre client comprenne en un seul coup d'œil ce que vous lui proposez et à quel tarif.

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Les outils pour réaliser un devis en tant que micro-entrepreneur

Micro-entrepreneur, si la gestion des devis n’est pas votre fort et que l’idée de faire faire un devis par quelqu’un d’autre vous a effleuré l’esprit, sachez qu’il existe plusieurs outils pour préparer les devis facilement et gagner du temps pour votre activité.

Utiliser un facturier

Pour rappel : il n’y a pas de formalisme imposé pour la présentation d’un devis, outre l’intégration des mentions obligatoires : SIRET de votre auto-entreprise, délai de paiement, date de validité du devis, etc. Les adeptes du papier pourront donc opter pour l’utilisation d’un facturier pour émettre leur devis. Cette solution peut convenir aux micro-entrepreneurs qui sont au contact de leurs clients. ‍

Exemple :

Un artisan qui tient une boutique et transmet physiquement ses devis à ses clients. Toutefois, elle rencontre des limites non-négligeables. En effet, difficile de procéder à un envoi électronique ou de produire un gros volume de devis avec cette méthode.
Dans tous les cas, nous vous recommandons de privilégier une solution digitale qui offre plus de simplicité, de rapidité et une meilleure gestion de votre trésorerie ! Il existe parfois une version gratuite de ses facturiers.

Éditer un devis dans un tableur Excel

Utiliser un tableur vous permet de créer un devis excel et des factures facilement aux couleurs de votre entreprise. Vous ne dépendez pas d’un modèle imposé par un logiciel de devis : vous pouvez intégrer votre logo et les mentions complémentaires de votre choix. Rédiger un devis vierge personnalisé vous permet de gagner du temps pour tout nouveau devis. Contrairement à un logiciel de facturation, le devis excel a l’avantage d’être un devis gratuit. Il vous permet aussi de créer un modèle de facture réutilisable. Attention, ce modèle de devis doit comporter toutes les mentions obligatoires afin d’être conforme : SIRET de votre auto-entreprise, numéro de devis, date de validité, délai de paiement, etc.

Utiliser un logiciel d’édition de devis

Vous pouvez aussi opter pour un logiciel devis - facture pour une création de devis en quelques clics.

En plus de votre compte professionnel, Blank intègre tous les outils nécessaires à la gestion de votre entreprise dont un logiciel de comptabilité pour faciliter votre gestion des devis ainsi que votre facturation. Vous externalisez ainsi l’ensemble de vos documents au sein d’une seule et même interface. Un gain de temps considérable pour gérer votre comptabilité en micro -entreprise.

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Modèle de devis pour micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur)

Envie de vous simplifier la vie ? Profitez de notre modèle de devis pour micro-entrepreneur, gratuit et conforme !

👉 Il vous suffit de copier le texte ci-dessous dans un document Word, un Excel, ou tout autre format conforme.

❌ Attention ! Il s’agit d’un modèle de devis pour micro-entrepreneur, donc, sans TVA. 

Si vous êtes assujetti à la TVA, dans ce cas, il faut en plus :

• Ajouter une colonne pour indiquer le montant de la TVA ;
• Indiquer le montant total HT (hors taxes) et TTC (toutes taxes comprises) ;
• Supprimer la mention relative à l’article 293 B du CGI, « TVA non applicable - article 293 B du CGI ».

Étape 1 : l'entête de votre devis micro-entrepreneur (les informations sur vous)

• Votre nom et nom (dénomination) de votre micro-entreprise ;
• La mention “Entrepreneur Individuel ou « EI » ;
• La catégorie de l’opération : « prestation de services », « livraison de biens » ou « opération mixte » ;
• N° SIRET ;
• Adresse de la société ;
• Code postal / Ville de la société ;
• N° RCS ou RCM ou TVA intracommunautaire ;
• Éventuellement, adresse email professionnelle.

Étape 2 : la deuxième entête de votre devis micro-entrepreneur (les informations sur votre client)

• Nom de votre client et/ou dénomination de l’entreprise ;
• Éventuellement, mention « à l’attention de (nom de votre client) » ;
• Adresse de l’entreprise ;
• Code postal / Ville de l’entreprise ;
• Mention : « Date d’émission du devis (Date)  ».

Étape 3 : le tableau de votre devis micro-entrepreneur

NB : Vous pouvez bien-sûr personnaliser ce tableau.

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FAQ

Combien de temps conserver ses devis ? 

Un micro-entrepreneur doit conserver ses devis pendant dix ans. Cette obligation permet de répondre aux exigences comptables et fiscales, en fournissant des preuves en cas de contrôle ou de litige commercial. Cette période de conservation est essentielle pour assurer la traçabilité et la conformité des documents relatifs à l'activité professionnelle​.

Le devis engage-t-il l'entreprise ? 

Un devis n'engage pas l'entreprise à passer commande auprès du micro-entrepreneur. Il s'agit simplement d'une proposition de prix et de conditions pour une prestation ou un produit. L'acceptation de ce devis par le client doit être formalisée pour que la commande devienne contractuelle. Seule la signature du devis par les deux parties constitue un accord ferme et déclenche l'obligation d'exécuter les prestations prévues.

Faut-il facturer les devis ?

Non, un micro-entrepreneur ne facture pas tous les devis qu’il édite. Un devis représente une proposition de prestation ou de vente et n'entraîne pas systématiquement la réalisation et la facturation de celle-ci. La facturation intervient uniquement lorsque le client accepte le devis, le signe et que la prestation ou la vente est réalisée. En d'autres termes, seul un devis accepté et transformé en commande doit être facturé.

Est-ce que la TVA est obligatoire sur un devis ?

Pour un micro-entrepreneur, la TVA n'est généralement pas applicable sur les devis, car la majorité des micro-entrepreneurs bénéficient du régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie qu'ils ne facturent pas la TVA à leurs clients et ne la récupèrent pas sur leurs achats. Toutefois, il est obligatoire de mentionner sur les devis la mention « TVA non-applicable, article 293 B du CGI » pour indiquer que la TVA n'est pas facturée. Si le micro-entrepreneur dépasse les seuils de chiffre d'affaires définis, il doit alors facturer la TVA et l'indiquer sur les devis.

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👉 À vous de jouer maintenant !‍